Tin Tức
Giấy in bill: Một quán dùng hết bao nhiêu cuộn mỗi tháng và mua sao cho rẻ
Giấy in bill là khoản tiền nhỏ nhất trong cả bộ máy tính tiền, nhưng nó là khoản duy nhất quán phải trả lại mỗi tháng, năm này qua năm khác. Một chiếc máy mua một lần, còn giấy thì mua mãi.
Nên câu hỏi khách hay đặt — Giấy in bill: Một quán dùng hết bao nhiêu cuộn mỗi tháng và mua sao cho rẻ — không phải câu hỏi tò mò. Nó là câu hỏi để biết tháng này cần đặt bao nhiêu, và để biết mình đang mua hợp lý hay đang mua lẻ cao hơn mức cần thiết.
Bài này em làm ba việc. Chỉ anh chị cách tự tính số cuộn quán cần mỗi tháng. Chỉ bốn cách giảm lượng giấy mà tờ bill vẫn đủ thông tin. Và kể ba lỗi cài đặt làm quán tốn giấy gấp đôi mà không ai nhận ra, vì chúng không gây lỗi gì.
Một cuộn giấy in bill khổ K80 thường in được khoảng 150 đến 300 tờ bill, tùy chiều dài cuộn và tùy bill dài mấy món. Cách tính nhanh: số bill mỗi ngày nhân 30 rồi chia cho số bill một cuộn in được. Quán in 100 bill một ngày thì rơi vào khoảng 10 đến 20 cuộn mỗi tháng.
Một Cuộn In Được Bao Nhiêu Bill
Con số này không có đáp án cố định, vì nó phụ thuộc hai thứ, và cả hai đều khác nhau giữa các quán.
Thứ nhất là chiều dài cuộn giấy. Cuộn khổ K80 bán ngoài thị trường phổ biến ở khoảng 30 đến 45 mét, tùy độ dày giấy và đường kính cuộn. Cùng một đường kính, giấy mỏng thì cuộn được nhiều mét hơn, giấy dày thì ít mét hơn.
Thứ hai là một tờ bill dài bao nhiêu. Một bill gồm phần đầu — tên quán, ngày giờ, số bill — rồi danh sách món, rồi phần cuối với tổng tiền và câu cảm ơn. Bill hai món thì ngắn, bill mười món thì dài gấp mấy lần.
Mốc để anh chị hình dung: một bill năm tới mười món thường dài khoảng 15 đến 20 centimet. Một cuộn 40 mét chia cho 18 centimet ra khoảng 220 tờ.
Cách đo chính xác cho đúng quán của anh chị
Hai con số trên là ước lượng. Muốn biết số đúng của quán mình thì anh chị làm một lần, mất năm phút.
Cách một — đếm thật. Lắp một cuộn mới vào máy, ghi lại ngày. Khi cuộn đó hết, xem báo cáo xem từ ngày đó tới giờ quán in bao nhiêu bill. Đó là con số đúng tuyệt đối của quán anh chị, không cần tính toán gì.
Cách hai — đo một tờ bill. Lấy một tờ bill trung bình của quán, đo chiều dài bằng thước. Rồi lấy chiều dài cuộn ghi trên nhãn chia cho con số đó. Nhãn không ghi chiều dài thì anh chị hỏi nơi bán giấy.
Em khuyên làm cách một, vì nó cho con số thật và không phụ thuộc vào việc nhãn ghi đúng hay không.
Cách tính số cuộn mỗi tháng
Có con số bill một cuộn rồi thì phép tính rất gọn: số bill mỗi ngày nhân ba mươi, chia cho số bill một cuộn in được.
Quán cafe nhỏ, 50 bill một ngày. 50 nhân 30 là 1.500 bill một tháng. Chia cho 220 ra khoảng 7 cuộn.
Quán ăn vừa, 150 bill một ngày. 150 nhân 30 là 4.500 bill. Chia cho 220 ra khoảng 20 cuộn.
Tạp hóa đông khách, 300 bill một ngày. 300 nhân 30 là 9.000 bill. Chia cho 220 ra khoảng 41 cuộn. Nhưng tạp hóa có bill dài hơn vì nhiều mặt hàng mỗi lần, nên con số thực tế thường cao hơn — đây là lý do em khuyên đếm thật thay vì tính.
Chốt lại: anh chị tính ra con số của quán mình một lần, rồi đặt theo con số đó cộng thêm hai ba cuộn dự phòng. Như vậy không bao giờ hết giấy giữa giờ đông, mà cũng không trữ quá nhiều để giấy xuống chất lượng.
Bốn Cách Giảm Lượng Giấy
Bốn cách này không làm tờ bill thiếu thông tin, chỉ bỏ phần thừa.
Một — giảm số dòng trống ở cuối bill
Đây là cách hiệu quả nhất và cũng dễ nhất, nhưng gần như không ai sửa vì nó không gây lỗi gì.
Phần mềm nào cũng có thiết lập in bao nhiêu dòng trống ở cuối bill trước khi cắt giấy. Mặc định của nhiều bản để khá nhiều, vì để chắc tay còn xé được. Nhưng nhiều hơn mức cần thì mỗi tờ bill thừa ra một đoạn giấy trắng.
Hai centimet mỗi bill thì không ai thấy. Quán in 200 bill một ngày thì thành 4 mét giấy trắng mỗi ngày, 120 mét mỗi tháng — khoảng ba cuộn. Anh chị giảm xuống mức vừa đủ xé, in thử một bill xem còn tay nắm được không, là xong.
Hai — gọn phần đầu và phần cuối bill
Phần đầu bill nhiều quán để logo lớn, địa chỉ ba dòng, số điện thoại, website, mạng xã hội. Phần cuối thêm câu cảm ơn hai dòng và một câu quảng cáo.
Em không nói bỏ hết — tên quán và số điện thoại thì nên có, vì khách cần gọi lại. Nhưng anh chị xem lại có dòng nào lặp hoặc không ai đọc thì bỏ. Mỗi dòng bỏ đi là khoảng nửa centimet mỗi bill, và nhân với số bill cả tháng thì thành con số thật.
Ba — không in hai bản khi không cần
Một số quán cài in hai bản mỗi đơn: một đưa khách, một giữ lại. Việc này nhân đôi lượng giấy ngay lập tức.
Anh chị xem lại bản giữ lại có ai dùng không. Phần mềm đã lưu mọi đơn trong hệ thống, nên bản giấy giữ lại thường nằm trong hộc tới cuối tháng rồi bỏ. Bỏ bản thứ hai là giảm một nửa lượng giấy, và không mất thông tin nào.
Có trường hợp cần bản hai thật: quán cần một bản cho bếp, hoặc cần khách ký nhận. Nhưng bản cho bếp nên in bằng máy in riêng đặt trong bếp chứ không in thêm ở quầy — việc đó cần máy in có cổng LAN, anh chị xem các bản máy in hóa đơn bên em để biết bản nào có cổng đó.
Bốn — không in bill cho đơn khách không lấy
Quán bán mang đi hoặc bán qua ứng dụng giao hàng thì nhiều khách không nhận bill giấy. Nếu phần mềm cài in tự động mỗi lần thanh toán thì những tờ đó in ra rồi bỏ.
Anh chị đổi sang chế độ in khi bấm, thay vì in tự động. Nhân viên bấm in khi khách cần, không bấm khi khách không cần. Việc này ở quán bán mang đi nhiều có thể giảm khá nhiều, vì một phần lớn khách không lấy bill.
Bốn cách này cộng lại thường giảm được khoảng một phần ba tới một nửa lượng giấy, mà tờ bill khách nhận không thiếu thông tin nào. Cách một và cách ba là hai cách cho kết quả rõ nhất, và cả hai chỉ là đổi một thiết lập trong phần mềm.
Ba Lỗi Làm Quán Tốn Giấy Gấp Đôi
Ba lỗi này khác với bốn cách trên: chúng là lỗi cài đặt, và chúng làm tốn giấy mà không ai nghi ngờ gì, vì bill vẫn in ra bình thường.
Một — khổ giấy trong phần mềm không khớp với máy in
Phần mềm cài khổ 58mm trong khi máy in là khổ K80 thì bill in ra chỉ chiếm hơn nửa chiều ngang tờ giấy. Phần giấy bên phải trắng hoàn toàn, và vì cùng số dòng nên tờ bill dài y như cũ. Nghĩa là anh chị dùng cùng lượng giấy mà in được ít thông tin hơn.
Dấu hiệu nhận ra ngay: bill in ra mà lề trắng hai bên không đều nhau, hoặc lề phải rộng bất thường. Chỗ sửa nằm trong phần cài đặt in bill của phần mềm — em có viết kỹ hơn trong bài về khổ giấy.
Hai — cỡ chữ để quá lớn
Phần mềm nào cho chỉnh cỡ chữ thì đây là chỗ dễ bị để lớn hơn cần. Chữ lớn thì mỗi dòng chứa ít ký tự, nên tên món dài phải xuống dòng, và một món chiếm hai dòng thay vì một.
Bill mười món mà mỗi món chiếm hai dòng thì tờ bill dài gấp đôi. Anh chị in thử một bill ở cỡ chữ hiện tại và một bill ở cỡ nhỏ hơn một bậc, đặt cạnh nhau rồi xem bản nhỏ hơn còn đọc được không. Còn đọc được thì giữ bản nhỏ.
Ba — giấy để chỗ ẩm nên in ra nhạt, phải in lại
Lỗi này gián tiếp nhưng tốn thật. Giấy in bill là giấy in nhiệt, lớp phủ trên mặt giấy phản ứng với nhiệt và với ẩm. Cuộn để chỗ ẩm, gần bếp, hoặc dưới nắng thì xuống chất lượng dù chưa dùng tới.
Giấy đã xuống thì bill in ra nhạt, có khi khách không đọc được và nhân viên phải in lại tờ thứ hai. Mỗi lần in lại là một tờ bỏ đi, cộng thêm một lần khách phải chờ.
Cách phòng đơn giản: giữ cuộn chưa dùng trong túi nylon kín hoặc hộp có nắp, để trong hộc quầy khô ráo, và mua vừa đủ dùng một hai tháng thay vì trữ cả nửa năm. Chuyện này đáng chú ý nhất với quán ở miền Bắc vào mùa nồm, em có nói trong bài về mua máy tính tiền tại Hà Nội.
Ba lỗi này anh chị kiểm một lần lúc lắp máy rồi không phải nghĩ nữa. Kiểm bằng cách in một bill mẫu và nhìn ba thứ: lề hai bên có đều, chữ có to quá, và chữ có đậm rõ.
Anh chị xem các bộ máy POS in bill bên em — mỗi bộ em ghi rõ máy in khổ nào để cài đặt trong phần mềm khớp từ đầu.
Mua Giấy Sao Cho Hợp Lý
Phần này nói về cách mua, vì cùng một loại giấy mà cách mua khác nhau thì chi phí cả năm khác nhau rõ.
Mua theo thùng thay vì mua lẻ từng cuộn. Đây là chỗ chênh lớn nhất. Quán mua lẻ mỗi lần một hai cuộn thì luôn trả mức lẻ, mà còn mất công đi lại. Tính ra số cuộn mỗi tháng rồi đặt theo thùng là cách giảm được nhiều nhất.
Đặt cùng lúc với lần mua máy. Anh chị mua trọn bộ thì đặt luôn giấy cho hai ba tháng đầu trong cùng đơn đó — đỡ một chuyến giao riêng, và quán có sẵn giấy từ ngày mở.
Mua lượng vừa đủ một hai tháng, đừng trữ nửa năm. Nghe ngược với ý mua theo thùng, nhưng hai ý này không chống nhau. Mua theo thùng để được mức hợp lý, nhưng số thùng thì tính theo một hai tháng. Trữ nửa năm thì phần giấy cuối đã xuống chất lượng trước khi tới lượt dùng.
Giữ hai loại cuộn riêng nếu quán có cả máy quầy và máy cầm tay. Máy quầy dùng cuộn khổ lớn, máy cầm tay dùng cuộn khổ nhỏ, hai loại không dùng lẫn. Anh chị để riêng hai chỗ, đừng nhét chung một hộc.
Luôn để một cuộn dự phòng ngay cạnh máy in. Không phải trong kho, không phải dưới gầm quầy — ngay cạnh máy. Giấy hết luôn rơi vào giờ đông khách, và lúc đó không ai rảnh đi tìm.
Chốt lại: anh chị nói em một ngày quán in khoảng bao nhiêu bill, em báo giá theo thùng và tính luôn giúp anh chị số cuộn mỗi tháng. Như vậy anh chị đặt một lần cho cả quý mà không trữ thừa.
Giấy Và Đầu In — Chuyện Liên Quan Tới Nhau
Mục này giải thích vì sao chọn giấy không chỉ là chuyện tiền giấy.
Máy in bill không dùng mực. Nó có một thanh gọi là đầu in, và thanh đó làm nóng từng điểm trên mặt giấy để ra chữ. Đầu in tiếp xúc trực tiếp với mặt giấy mỗi lần in, nên chất lượng giấy ảnh hưởng thẳng tới tuổi của đầu in.
Giấy mỏng quá thì đầu in phải ép mạnh hơn. Giấy mỏng dễ nhăn khi máy kéo, và đầu in làm việc nặng hơn để ra chữ đủ đậm. Cuộn mỏng chứa được nhiều mét hơn ở cùng đường kính, nghe như lợi, nhưng phần lợi đó nhỏ hơn phần hao.
Lớp phủ không đều thì bụi giấy bám vào đầu in nhanh hơn. Bụi bám thì chữ đậm nhạt từng chỗ, và anh chị phải lau đầu in thường hơn. Dấu hiệu nhận ra giấy không tốt: dùng vài tuần là chữ bắt đầu mờ dần dù máy vẫn mới.
Cách lau đầu in. Tắt máy, rút điện, mở nắp, dùng tăm bông thấm một ít cồn lau nhẹ theo thanh đầu in, đợi khô hẳn rồi đóng nắp. Không dùng vật cứng, không chà mạnh. Việc này làm khoảng một tháng một lần với quán in nhiều.
Chốt lại: khoản chênh giữa giấy thường và giấy tốt trên mỗi cuộn là một con số nhỏ. Tiền thay đầu in là một con số lớn hơn nhiều. Nên chọn giấy ở mức giữa là hợp lý nhất — không cần loại cao nhất, nhưng tránh loại mỏng nhất.
Khi Nào Thay Cuộn — Và Thay Thế Nào Cho Nhanh
Mục này nhỏ nhưng nó là chỗ làm khách chờ nếu người ở quầy chưa quen.
Dấu hiệu cuộn gần hết. Phần lớn cuộn giấy có một vạch màu hồng hoặc đỏ in dọc ở đoạn cuối. Thấy vạch đó xuất hiện trên bill là còn chừng vài tờ. Anh chị tập cho nhân viên thói quen: thấy vạch màu thì thay ngay lúc vãn khách, đừng chờ hết hẳn.
Thay giữa giờ đông là lúc khó xử nhất. Máy báo hết giấy, bill đang in dở, khách đứng chờ. Nên quy tắc đơn giản: thấy vạch màu thì thay, dù cuộn còn in được mười tờ nữa.
Ba bước thay cuộn. Mở nắp khoang giấy, bỏ lõi cũ ra, đặt cuộn mới vào đúng chiều rồi kéo một đoạn giấy ra ngoài trước khi đóng nắp. Đặt sai chiều là lỗi phổ biến nhất: giấy in nhiệt chỉ ăn chữ ở một mặt, đặt ngược thì máy kéo giấy ra trắng trơn.
Cách nhận ra đặt đúng chiều. Mặt ăn chữ là mặt nhẵn hơn và bóng hơn. Anh chị dùng móng tay cào nhẹ một đường lên mặt giấy — mặt nào hiện vệt sẫm thì mặt đó là mặt in, và mặt đó phải hướng về phía đầu in.
Giữ lại một cái lõi cũ làm mẫu. Nghe lạ nhưng có ích: lõi cũ cho anh chị biết đường kính và chiều rộng đúng khi đi mua, và nhân viên mới nhìn lõi là biết cuộn mới phải cỡ nào.
Đây là việc nên đưa vào buổi tập cho nhân viên mới: cho mỗi người thay một cuộn trong lúc vắng khách. Làm một lần là nhớ, và quán tránh được cảnh loay hoay với nắp máy trong khi khách đứng chờ.
Azpos Hỗ Trợ Anh Chị Những Gì
Giấy là khoản nhỏ nên ít ai hỏi kỹ, nhưng em vẫn báo cùng lúc với giá máy.
Em tính giúp anh chị số cuộn mỗi tháng. Anh chị nói một ngày quán in khoảng bao nhiêu bill và bill thường mấy món, em tính ra số cuộn và báo giá theo thùng. Như vậy anh chị biết khoản chạy đều mỗi tháng là bao nhiêu ngay từ lúc mua máy.
Em nói rõ máy in trong bộ dùng khổ giấy nào. Ghi luôn trong báo giá, để anh chị mua đúng cuộn ngay lần đầu, không mua lố sai khổ.
Anh chị không rõ máy đang dùng cuộn nào thì chụp ảnh gửi em. Chụp cuộn giấy trong máy, hoặc chụp nhãn trên cuộn. Em nhìn là nói được khổ nào và cuộn nào vừa khoang máy.
Em chỉ anh chị ba thiết lập giảm giấy ngay trong phần mềm. Số dòng trống cuối bill, cỡ chữ, và chế độ in tự động hay in khi bấm. Ba thứ đó anh chị sửa một lần là giảm được lượng giấy đáng kể, và em hướng dẫn qua điện thoại được.
Em không khuyên anh chị đổi máy vì chuyện giấy. Máy đang chạy tốt thì chuyện khổ giấy hay lượng giấy đều xử lý được bằng cài đặt và cách mua, không cần mua máy mới.
Anh chị xem các bộ trọn gói cùng mức giá trên trang giá máy tính tiền bên em, mỗi bộ ghi rõ máy in đi kèm và khổ giấy của nó.
Hai bài liên quan anh chị nên đọc: bài về nơi bán trọn bộ máy tính tiền tại TPHCM có mục ba khoản chạy đều mỗi tháng, và bài về máy tính tiền Đà Nẵng có phần trữ giấy trước mùa cao điểm.
Bảy Điều Cần Nhớ Về Giấy In Bill
Một, một cuộn K80 in được khoảng 150 đến 300 tờ bill, và con số đúng của quán thì anh chị đếm thật một lần là biết.
Hai, cách tính số cuộn mỗi tháng: số bill mỗi ngày nhân ba mươi, chia cho số bill một cuộn in được, cộng hai ba cuộn dự phòng.
Ba, bốn cách giảm giấy: giảm số dòng trống cuối bill, gọn phần đầu và phần cuối, bỏ bản in thứ hai nếu không ai dùng, và đổi sang in khi bấm thay vì in tự động.
Bốn, ba lỗi cài đặt làm tốn giấy mà không ai nghi: khổ giấy trong phần mềm không khớp máy in, cỡ chữ để quá lớn, và giấy để chỗ ẩm nên phải in lại.
Năm, mua theo thùng để được mức hợp lý nhưng số lượng tính theo một hai tháng, không trữ nửa năm.
Sáu, chọn giấy ở mức giữa — không cần loại cao nhất, nhưng tránh loại mỏng nhất, vì giấy mỏng làm đầu in làm việc nặng hơn.
Bảy, luôn để một cuộn dự phòng ngay cạnh máy in, không để trong kho — giấy hết luôn rơi vào giờ đông khách.
Giá trong bài là mức tham khảo, có thể thay đổi theo thời điểm và cấu hình — anh chị liên hệ để em báo giá đúng.
Bài viết liên quan
Câu hỏi thường gặp
Cuộn khổ K80 thường in được khoảng 150 đến 300 tờ, tùy chiều dài cuộn và tùy bill dài mấy món. Muốn biết con số đúng của quán mình thì anh chị lắp một cuộn mới và ghi lại ngày, khi cuộn hết thì xem báo cáo đếm số bill đã in trong khoảng đó.
Khoảng 10 đến 20 cuộn, tùy bill của quán dài hay ngắn. Phép tính: 100 nhân 30 là 3.000 bill một tháng, chia cho số bill một cuộn in được. Anh chị nên đặt theo con số tính ra cộng thêm hai ba cuộn dự phòng.
Không. Giấy in bill là giấy in nhiệt, đầu in làm nóng lớp phủ trên mặt giấy để ra chữ. Máy in bill không có hộp mực và không phải thay mực, nên khoản tiêu hao duy nhất là cuộn giấy. Đây là điểm khác với máy in tem, loại dùng ribbon thì phải thay thêm ribbon.
Thử đổi sang một cuộn mới còn trong túi kín rồi in lại. Chữ đậm trở lại thì nguyên nhân là cuộn cũ đã hút ẩm hoặc để chỗ nóng. Vẫn mờ thì anh chị lau đầu in bằng tăm bông thấm cồn, đợi khô rồi thử tiếp. Cả hai cách không được thì mới là chuyện của máy.
Nên mua theo thùng để được mức hợp lý, nhưng số lượng thì tính theo một hai tháng, đừng trữ nửa năm. Giấy in nhiệt xuống chất lượng theo thời gian và theo độ ẩm, nên phần giấy trữ lâu có thể đã nhạt trước khi tới lượt dùng.
