Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào

Đánh giá

Cập nhật: bài viết tổng hợp tham khảo từ thực tế vận hành các homestay quy mô nhỏ tại Việt Nam

Anh chị mở homestay, tháng nào cũng thấy tiền về đều, khách ra vào liên tục, nhưng cuối tháng đếm lại thì trong tài khoản chẳng còn bao nhiêu? Cảm giác “làm cả tháng mà không biết tiền đi đâu” là chuyện rất nhiều chủ homestay gặp phải.

Em hiểu. Vấn đề hầu như không nằm ở doanh thu, mà ở chỗ anh chị chưa nắm rõ chi phí vận hành homestay gồm những khoản nào. Nhìn doanh thu thì thấy đẹp, cộng đủ chi phí vào mới biết mình lãi thật, hòa vốn hay âm nhẹ.

Bài này em liệt kê đầy đủ các khoản Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào, chỉ ra khoản nào nặng nhất, khoản nào hay bị quên và cách kiểm soát. Đọc khoảng 10 phút.

Chi phí vận hành homestay hằng tháng gồm: tiền thuê nhà, mặt bằng (nếu đi thuê); điện nước; internet, truyền hình; lương và công nhân sự (trực, dọn phòng); giặt là; vật tư tiêu hao và amenities (dầu gội, xà phòng, giấy, nước uống); hoa hồng kênh đặt phòng (OTA); marketing, quảng cáo; bảo trì sửa chữa; thay mới đồ hao mòn (ga, gối, khăn); và chi phí dự phòng. Nặng nhất thường là tiền thuê nhà, nhân sự và hoa hồng kênh đặt phòng — ba khoản này quyết định phần lớn lời lỗ. Ngoài ra còn nhiều chi phí ẩn hay bị bỏ quên: hao mòn nội thất, thay mới ga khăn định kỳ, phí giao dịch, chi phí vẫn phải trả khi phòng trống và công sức thời gian của chính chủ. Muốn biết mình thật sự lãi hay lỗ, anh chị phải ghi chép đầy đủ chi phí theo từng tháng rồi so với doanh thu cùng tháng.

Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào
Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào

Vì Sao Phải Nắm Rõ Chi Phí Vận Hành Homestay

Rất nhiều chủ homestay chỉ nhìn doanh thu mà quên chi phí, nên tưởng mình đang lãi trong khi thực tế chỉ hòa vốn hoặc lỗ nhẹ. Lý do là doanh thu gom về một cục, dễ thấy dễ nhớ; còn chi phí rải rác nhiều khoản nhỏ, trả nhiều lần trong tháng, nhiều khoản trả tiền mặt nên không để lại dấu vết. Cộng dồn lại chúng ăn hết phần lãi mà chủ không hay. Nắm rõ chi phí giúp anh chị biết ba điều: mình lãi thật bao nhiêu, khoản nào đang phình ra bất thường, và giá phòng hiện tại đã đủ bù chi phí chưa. Không nắm được chi phí thì mọi quyết định về giá, khuyến mãi hay đầu tư thêm đều là đoán mò.

Đây là cái bẫy phổ biến nhất với chủ homestay mới:

Doanh thu dễ thấy, chi phí thì không: tiền khách trả về một cục, còn chi phí rải ra hàng chục khoản nhỏ suốt tháng.

Tưởng lãi mà thực ra hòa: cộng đủ điện nước, giặt là, hoa hồng kênh, vật tư… phần lãi tưởng tượng biến mất.

Không biết chỗ nào rò rỉ: không ghi chép thì không biết khoản nào đội lên bất thường để mà siết.

Định giá phòng sai: chưa biết mỗi tháng tốn bao nhiêu thì không biết giá phòng đã đủ bù chưa.

Muốn biết mỗi tháng cần bán bao nhiêu đêm phòng mới hết lỗ, anh chị cần tính điểm hòa vốn — em hướng dẫn chi tiết trong bài cách tính điểm hòa vốn cho homestay. Nắm chi phí trước, tính hòa vốn sau.

Các Khoản Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng

Chi phí vận hành homestay hằng tháng gồm mười một nhóm: (1) tiền thuê nhà, mặt bằng nếu đi thuê — khoản cố định lớn nhất; (2) điện nước — biến động theo lượng khách và mùa; (3) internet, truyền hình; (4) lương và công nhân sự trực, dọn phòng; (5) giặt là ga gối khăn; (6) vật tư tiêu hao và amenities như dầu gội, xà phòng, giấy, nước uống; (7) hoa hồng kênh đặt phòng OTA — tính theo phần trăm doanh thu nên càng đông khách càng nhiều; (8) marketing, quảng cáo; (9) bảo trì sửa chữa; (10) thay mới đồ hao mòn như ga, gối, khăn; (11) chi phí dự phòng. Có khoản cố định trả đều mỗi tháng, có khoản biến đổi theo lượng khách — anh chị nên tách rõ hai nhóm này khi ghi chép.

Em liệt kê từng khoản để anh chị đối chiếu xem mình đã tính đủ chưa:

Tiền thuê nhà, mặt bằng: nếu đi thuê thì đây là khoản cố định nặng nhất — trả đủ kể cả tháng vắng khách. Nhà của mình thì không mất tiền mặt, nhưng vẫn nên tính “giá thuê tương đương” để biết homestay có hiệu quả hơn cho thuê nguyên căn không.

Điện nước: biến động theo lượng khách và mùa. Mùa nóng chạy điều hòa cả ngày thì tiền điện đội lên rõ rệt.

Internet, truyền hình: khoản cố định nhỏ nhưng bắt buộc, vì khách coi wifi mạnh là tiêu chuẩn tối thiểu.

Lương và công nhân sự: người trực lễ tân, người dọn phòng. Thuê công nhật theo lượt dọn thì là chi phí biến đổi, thuê cố định thì thành chi phí cố định.

Giặt là: ga, gối, khăn, chăn. Thuê ngoài tính theo kg hoặc theo bộ; tự giặt thì đội vào điện, nước, bột giặt và công người làm.

Vật tư tiêu hao và amenities: dầu gội, sữa tắm, xà phòng, bàn chải, giấy vệ sinh, nước uống. Mỗi thứ vài nghìn nên hay bị bỏ qua, nhân với số lượt khách cả tháng thì thành khoản đáng kể.

Hoa hồng kênh đặt phòng (OTA): kênh đặt phòng thu phần trăm trên mỗi booking. Càng đông khách càng phải trả nhiều — bán nhiều nhưng lãi không tăng tương ứng.

Marketing, quảng cáo: chạy quảng cáo, chụp ảnh phòng, ưu đãi cho khách review. Linh hoạt, nhưng cắt hẳn thì lượng khách tự nhiên tụt.

Bảo trì sửa chữa: điều hòa, bình nóng lạnh, vòi nước, ổ khóa. Tháng hỏng có thể vài triệu — nên rải đều thành khoản nhỏ mỗi tháng.

Thay mới đồ hao mòn: ga, gối, khăn dùng lâu sẽ ố, sờn. Chi phí chắc chắn xảy ra, chỉ là không đều mỗi tháng.

Chi phí dự phòng: để dành cho phát sinh — khách làm hỏng đồ, thiết bị chết đột ngột, tháng ế phải bù tiền thuê.

Homestay vùng cao hay làm theo hướng du lịch cộng đồng thì cơ cấu chi phí hơi khác — mặt bằng rẻ hơn nhưng vận chuyển vật tư và nhân sự lại là chuyện khác. Em nói kỹ ở bài homestay vùng cao du lịch cộng đồng.

Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào
Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào

Khoản Nào Chiếm Nhiều Nhất Trong Chi Phí Homestay

Ba khoản thường chiếm tỷ trọng lớn nhất là: tiền thuê nhà hoặc mặt bằng (nếu đi thuê), lương và công nhân sự, và hoa hồng kênh đặt phòng. Tiền thuê là khoản cố định, phải trả đủ kể cả khi phòng trống, nên là gánh nặng lớn nhất với homestay đi thuê. Nhân sự đứng thứ hai, nhất là khi thuê người trực cố định cả ngày dù công suất phòng thấp. Hoa hồng kênh đặt phòng đứng thứ ba và đặc biệt nguy hiểm vì nó tăng theo doanh thu — bán càng nhiều trả càng nhiều. Ba khoản này chính là chỗ anh chị cần soi kỹ nhất khi muốn cải thiện lợi nhuận. Các con số nêu trong bài chỉ mang tính tham khảo, thực tế mỗi homestay mỗi khác.

Biết đâu là khoản nặng giúp anh chị tập trung đúng chỗ, thay vì loay hoay tiết kiệm mấy khoản vụn vặt:

Tiền thuê nhà — nặng nhất và cứng nhất: trả đủ dù đông hay vắng khách. Homestay đi thuê phải giữ công suất phòng ổn định, chứ tháng ế là âm ngay. Ký hợp đồng nên đàm phán kỹ thời hạn và mức tăng giá theo năm.

Nhân sự — nặng thứ hai: nhiều chủ homestay nhỏ thuê người trực cả ngày trong khi chỉ có vài lượt check-in. Cân nhắc mô hình linh hoạt: chủ tự trực giờ cao điểm, thuê dọn phòng theo lượt.

Hoa hồng kênh đặt phòng — tăng theo doanh thu: khoản khó chịu nhất vì nó không giảm khi anh chị làm tốt hơn, mà tăng. Càng đông khách từ kênh, càng phải trả nhiều.

Ba khoản này quyết định phần lớn lời lỗ. Siết được một trong ba khoản hiệu quả hơn cả năm tiết kiệm giấy vệ sinh. Các khoản nhỏ vẫn nên quản, nhưng đừng dồn hết tâm sức vào đó.

Chi Phí Ẩn Hay Bị Quên Khi Tính Chi Phí Homestay

Ngoài các khoản chi thấy rõ, homestay còn nhiều chi phí ẩn hay bị bỏ quên: hao mòn nội thất (giường, tủ, nệm, điều hòa dùng vài năm là phải thay, chia đều ra là một khoản mỗi tháng); thay mới ga khăn định kỳ; phí giao dịch khi nhận tiền qua các hình thức thanh toán; chi phí vẫn phải trả kể cả khi phòng trống (tiền thuê, internet, lương cố định vẫn chạy dù không có khách); và chi phí thời gian của chính chủ (tự trực, tự dọn, tự trả lời tin nhắn — công sức đó có giá trị nhưng không ai tính vào). Cộng hết các khoản ẩn này, con số “lãi” trên giấy của nhiều homestay teo lại đáng kể. Muốn biết mình lãi thật hay không, anh chị phải tính cả những khoản này.

Đây là phần khiến nhiều chủ homestay bất ngờ nhất khi ngồi tính lại:

Hao mòn nội thất: giường, tủ, nệm, điều hòa, tivi đều có tuổi thọ, dùng vài năm là phải thay. Không trích trước thì đến lúc thay là một cục tiền lớn — tưởng là sự cố, thật ra là chi phí biết trước.

Thay mới ga, khăn định kỳ: ga khăn dùng nhiều sẽ ố và sờn, khách nhìn là ấn tượng xấu ngay.

Phí giao dịch: mỗi lần nhận tiền qua các hình thức thanh toán đều có thể mất một phần nhỏ. Từng lần không đáng kể, cả tháng cộng lại thì có.

Chi phí lúc phòng trống: tháng vắng khách, tiền thuê vẫn trả, internet vẫn trả, lương người trực cố định vẫn trả.

Chi phí thời gian của chính chủ: anh chị tự trực, tự dọn, tự trả lời tin nhắn nửa đêm. Công sức đó không ra hóa đơn nên không ai ghi vào sổ, nhưng thuê người làm thay thì phải trả tiền. Nhiều homestay “có lãi” chỉ vì chủ đang làm không công.

Nếu tính đủ các khoản ẩn này mà vẫn lãi thì anh chị đang làm rất tốt. Còn tính vào thấy về mo thì đó là tín hiệu cần chỉnh giá phòng hoặc cơ cấu chi phí — biết sớm còn sửa được.

Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào
Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào

Cách Kiểm Soát Chi Phí Vận Hành Homestay

Kiểm soát chi phí vận hành homestay không cần phức tạp, chỉ cần làm đều sáu việc: (1) ghi chép đầy đủ mọi khoản chi theo tháng, kể cả khoản nhỏ trả bằng tiền mặt; (2) so chi phí với doanh thu cùng tháng để biết tỷ lệ chi phí trên doanh thu và theo dõi xu hướng; (3) đàm phán giá vật tư với nhà cung cấp, mua số lượng lớn thay vì mua lẻ; (4) tiết kiệm điện nước bằng thiết bị tiết kiệm điện, nhắc khách tắt điều hòa khi ra ngoài, kiểm tra rò rỉ nước; (5) giảm phụ thuộc vào kênh đặt phòng hoa hồng cao bằng cách xây kênh khách trực tiếp và khách quay lại; (6) bảo trì định kỳ để tránh hỏng lớn. Làm đều sáu việc này, chi phí sẽ nằm trong tầm kiểm soát.

Sáu việc này đơn giản nhưng phải làm đều mới có tác dụng:

Ghi chép đầy đủ theo tháng: mọi khoản chi đều vào sổ, kể cả mua bịch giấy trả tiền mặt. Không ghi thì cuối tháng không ai nhớ nổi tiền đi đâu. Đây là việc quan trọng nhất.

So chi phí với doanh thu mỗi tháng: đặt hai con số cạnh nhau, xem chi phí chiếm bao nhiêu phần doanh thu. Theo dõi vài tháng liền sẽ thấy xu hướng — tháng nào tỷ lệ nhảy vọt là có chuyện.

Đàm phán giá vật tư: mua dầu gội, xà phòng, giấy theo lô lớn từ nhà cung cấp quen thường rẻ hơn mua lẻ khi hết.

Tiết kiệm điện nước: đèn tiết kiệm điện, kiểm tra vòi rò rỉ, nhắc khách tắt điều hòa khi ra ngoài. Không cắt tiện nghi của khách, chỉ cắt phần lãng phí.

Giảm phụ thuộc kênh hoa hồng cao: xây kênh khách trực tiếp, chăm khách cũ để họ quay lại và giới thiệu. Mỗi booking trực tiếp là một khoản hoa hồng giữ lại được.

Bảo trì định kỳ: vệ sinh lọc điều hòa, kiểm tra bình nóng lạnh. Bảo trì rẻ hơn nhiều so với thay mới khi hỏng nặng — chưa kể phòng hỏng là mất doanh thu những ngày sửa.

Một cách tăng lợi nhuận mà không phải cắt chi phí là tăng giá đúng thời điểm cao điểm — khi chi phí gần như không đổi nhưng doanh thu tăng. Em bàn kỹ trong bài homestay mùa lễ Tết tăng giá.

4 Sai Lầm Khi Quản Lý Chi Phí Vận Hành Homestay

Bốn sai lầm hay gặp: (1) không ghi chép chi phí nên không biết tiền đi đâu, cuối tháng chỉ biết “hết tiền” mà không biết hết vào đâu; (2) quên chi phí ẩn như hao mòn nội thất, thay mới ga khăn, chi phí dự phòng → tính ra lãi ảo; (3) cắt giảm sai chỗ, cắt vào chất lượng phục vụ và amenities → khách chê, review xấu, mất khách, mất doanh thu nhiều hơn số tiền tiết kiệm được; (4) không so chi phí với doanh thu theo từng tháng nên không thấy xu hướng, không biết khoản nào đang phình ra. Quản lý chi phí tốt cần ghi chép đủ, tính cả khoản ẩn, cắt đúng chỗ và đối chiếu với doanh thu đều đặn mỗi tháng.

1. Không Ghi Chép Nên Không Biết Tiền Đi Đâu

Chi tiền mặt lặt vặt suốt tháng mà không ghi lại → cuối tháng chỉ biết hết tiền, không biết hết vào đâu. Không có số liệu thì không biết cắt chỗ nào. Nên có một cuốn sổ hoặc file đơn giản, ghi ngay khi chi. Ghi thô sơ mà đều còn hơn không ghi.

2. Quên Chi Phí Ẩn

Chỉ tính các khoản thấy rõ mà bỏ qua hao mòn nội thất, thay mới ga khăn, dự phòng → con số lãi trên giấy đẹp nhưng là lãi ảo. Đến lúc nệm xẹp, điều hòa chết, ga khăn phải thay hàng loạt mới ngã ngửa vì không có tiền để dành. Nên trích trước một khoản nhỏ mỗi tháng.

Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào
Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào

3. Cắt Giảm Sai Chỗ

Thấy chi phí cao nên cắt bừa: dầu gội rẻ tiền, giảm số khăn, bớt người dọn phòng → khách khó chịu, review xấu, lượng đặt phòng tụt. Tiết kiệm được vài trăm nghìn nhưng doanh thu mất vài triệu. Cắt chi phí phải cắt vào phần lãng phí, không cắt vào phần khách cảm nhận được.

4. Không So Chi Phí Với Doanh Thu Theo Tháng

Ghi chép rồi để đó, không đặt cạnh doanh thu → không biết tỷ lệ chi phí trên doanh thu đang tăng hay giảm, không thấy khoản nào phình ra. Mỗi cuối tháng nên dành nửa tiếng đặt hai con số cạnh nhau. Nhìn liên tiếp vài tháng là thấy ngay vấn đề.

Bonus: Thiết Bị Ghi Nhận Doanh Thu Để Đối Chiếu Chi Phí

Muốn biết homestay lãi hay lỗ, anh chị cần hai con số chuẩn đặt cạnh nhau: chi phí và doanh thu. Chi phí thì ghi chép tay được, nhưng doanh thu ghi tay rất dễ sai — nhất là khi homestay có nhiều khoản thu ngoài tiền phòng như mini-bar, đồ ăn sáng, thuê xe, phụ phí. Một bộ máy tính tiền + máy in bill ở quầy lễ tân giúp ghi nhận doanh thu từng ngày chuẩn xác: gộp tiền phòng và các khoản bán thêm vào một hóa đơn, in bill cho khách, chốt sổ cuối ngày và cuối tháng ra con số rõ ràng để đối chiếu với chi phí. Có số liệu doanh thu chuẩn, việc so lời lỗ mới có ý nghĩa. Nói rõ phạm vi: Azpos chỉ lo phần máy tính tiền + máy in bill, còn phần mềm kế toán là của đơn vị khác.

Ghi chép chi phí mà doanh thu lại ghi thiếu thì phép so vẫn sai:

Máy tính tiền cho quầy lễ tân: một chiếc máy tính tiền cảm ứng giúp gộp tiền phòng, mini-bar, đồ ăn sáng, phụ phí vào một hóa đơn, ghi nhận doanh thu từng ngày và chốt sổ cuối tháng — có con số chuẩn thì đối chiếu với chi phí mới ra đúng lời lỗ.

Máy in bill: in hóa đơn rõ ràng cho khách, đồng thời để lại dấu vết cho mọi khoản thu — không sợ quên, không sợ thất thoát ở quầy.

Nói rõ phạm vi để anh chị khỏi hiểu nhầm: Azpos chỉ lo máy tính tiền + máy in bill cho quầy lễ tân. Phần mềm kế toán, phần mềm quản lý đặt phòng là của đơn vị khác — em không cung cấp. Nhưng khâu ghi nhận doanh thu, in bill, chốt sổ hằng ngày để anh chị có số liệu đối chiếu chi phí thì em hỗ trợ tốt. Nếu homestay hay đón khách quốc tế, việc in bill rõ ràng còn giúp khách dễ hiểu các khoản — em nói thêm ở bài đón khách nước ngoài cho homestay.

Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào
Chi Phí Vận Hành Homestay Hằng Tháng Gồm Những Khoản Nào

3 Điều Cần Nhớ Về Chi Phí Vận Hành Homestay

Anh chị đang vận hành homestay nên nhớ ba điều cốt lõi.

Một là — liệt kê đủ, đừng quên chi phí ẩn. Tiền thuê, điện nước, internet, nhân sự, giặt là, vật tư, hoa hồng kênh, marketing, bảo trì, thay đồ hao mòn, dự phòng. Cộng thêm hao mòn nội thất, phí giao dịch, chi phí lúc phòng trống và công sức của chính anh chị. Tính đủ mới ra lãi thật.

Hai là — soi vào ba khoản nặng nhất. Tiền thuê, nhân sự và hoa hồng kênh đặt phòng chiếm phần lớn chi phí. Siết được một trong ba hiệu quả hơn nhiều so với tiết kiệm vặt. Nhưng đừng cắt vào phần khách cảm nhận được — mất khách còn tốn hơn.

Ba là — ghi chép đều và đối chiếu với doanh thu. Mỗi tháng đặt chi phí cạnh doanh thu, nhìn xu hướng vài tháng liền là thấy vấn đề. Để có số doanh thu chuẩn mà đối chiếu, một chiếc Máy tính tiền cùng máy in bill ở quầy lễ tân giúp ghi nhận từng ngày, in bill, chốt sổ gọn gàng — phần này Azpos hỗ trợ tốt.

Các con số nêu trong bài chỉ mang tính tham khảo, mỗi homestay mỗi khác tùy quy mô, vị trí và mô hình. Anh chị nên tự ghi chép để có số liệu của chính mình.

Nếu anh chị cần tư vấn máy tính tiền + máy in bill cho quầy lễ tân homestay, gọi em qua hotline. Em không cung cấp phần mềm kế toán hay phần mềm đặt phòng (cần đơn vị chuyên) — nhưng phần thiết bị tính tiền + in bill thì em sẵn sàng hỗ trợ.

Hotline: 1900.98.98.20 (8h–22h)

Đại lý chính hãng — Lắp đặt toàn quốc — Bảo hành 12 tháng — Hotline 1900.98.98.20

Bài viết liên quan

Câu hỏi thường gặp