Tin Tức
Cách Sắp Xếp Kho Đồ Và Vật Tư Cho Homestay
Cập nhật: bài viết tổng hợp tham khảo từ thực tế vận hành các homestay tại Việt Nam
Anh chị có bao giờ rơi vào cảnh này chưa: khách vừa trả phòng, nhân viên dọn phòng chạy xuống kho tìm bộ ga sạch mà lục mãi không thấy, ga thì nằm lẫn với khăn, khăn thì chồng lên chăn, cuối cùng mất mười lăm phút chỉ để tìm đồ? Hoặc tệ hơn — đang mùa cao điểm, phòng nào cũng kín, mở kho ra thì hết sạch ga gối.
Em hiểu. Kho đồ với homestay nghe thì nhỏ, nhưng nó là cái xương sống của khâu dọn phòng. Kho lộn xộn thì dọn phòng chậm, khách check-in phải chờ. Kho không có định mức thì hết đồ giữa lúc đông khách. Kho không kiểm kê thì mất đồ mà không ai biết.
Bài này em hướng dẫn Cách Sắp Xếp Kho Đồ Và Vật Tư Cho Homestay, đặt định mức tồn tối thiểu và kiểm kê chống thất thoát. Đọc khoảng 11 phút.
Kho đồ vật tư homestay nên được tổ chức theo bốn bước. Một là phân loại rõ thành bốn nhóm: đồ vải (ga, gối, khăn, chăn), đồ dùng cho khách (dầu gội, sữa tắm, bàn chải, giấy, nước uống, dép), đồ vệ sinh (nước lau sàn, giẻ, chổi, máy hút bụi) và thiết bị dự phòng (bóng đèn, remote, ổ cắm, pin, dụng cụ sửa chữa). Hai là sắp xếp theo nguyên tắc: chọn khu khô ráo thoáng vì đồ vải rất kỵ ẩm; kệ có nhãn rõ ràng theo nhóm; đồ dùng thường xuyên để tầm tay; nhập trước dùng trước; tách riêng đồ sạch với đồ bẩn chờ giặt. Ba là đặt định mức tồn tối thiểu cho từng loại — mỗi loại có một mức “báo động” để mua thêm trước khi hết, ví dụ ga gối luôn đủ xoay vòng số phòng nhân vài lượt. Bốn là kiểm kê định kỳ theo tuần hoặc tháng, ghi sổ nhập – xuất, giao một người chịu trách nhiệm kho và giao nhận rõ ràng với nhân viên dọn phòng. Homestay nhỏ không cần kho lớn — một tủ hoặc kệ có nhãn cũng đủ, quan trọng là quy tắc rõ và ai cũng làm theo.
Vì Sao Kho Gọn Lại Quan Trọng Với Homestay
Kho gọn mang lại bốn lợi ích trực tiếp cho homestay. Thứ nhất, dọn phòng nhanh hơn hẳn vì nhân viên không mất thời gian lục tìm đồ — mỗi phòng tiết kiệm được năm đến mười lăm phút, nhân lên nhiều phòng là cả tiếng đồng hồ mỗi ngày. Thứ hai, không bị thiếu đồ giữa lúc đông khách, tránh cảnh mùa cao điểm mà hết ga sạch, hết dầu gội, phải chạy đi mua gấp với giá cao. Thứ ba, biết chính xác khi nào cần mua thêm, nhờ vậy đặt hàng chủ động, mua được giá tốt thay vì mua gấp. Thứ tư, giảm thất thoát vì đồ được đếm, được ghi sổ, ai lấy gì cũng có dấu vết. Bốn cái lợi này cộng lại chính là khách check-in đúng giờ, phòng luôn đủ đồ và chi phí vật tư không bị rò rỉ.
Nhiều anh chị nghĩ kho chỉ là chỗ chất đồ. Thật ra nó ảnh hưởng trực tiếp tới tốc độ vận hành và tiền bạc:
– Dọn phòng nhanh hơn: nhân viên biết đồ ở đâu, lấy một lượt là xong, không mất thời gian tìm.
– Không thiếu đồ lúc đông khách: mùa cao điểm mà hết ga sạch là ác mộng — khách chờ, chủ chạy mua gấp giá cao.
– Biết khi nào cần mua thêm: nhìn kho là biết còn bao nhiêu, đặt hàng chủ động, thương lượng được giá tốt.
– Giảm thất thoát: đồ có đếm, có ghi sổ thì hao hụt lộ ra ngay, không âm thầm mất dần.
Tốc độ dọn phòng còn liên quan trực tiếp tới giờ trả phòng của khách. Khách ở nán lại thì cả dây chuyền dọn phòng bị đẩy lùi, kho càng phải gọn để bù thời gian — chuyện này em nói kỹ ở bài xử lý khách ở quá giờ trả phòng.
Phân Loại Đồ Trong Kho Homestay
Kho homestay nên chia thành bốn nhóm rõ ràng, mỗi nhóm một khu riêng. Nhóm đồ vải gồm ga trải giường, vỏ gối, ruột gối, khăn tắm, khăn mặt, chăn, thảm chân — đây là nhóm chiếm nhiều diện tích nhất và kỵ ẩm nhất. Nhóm đồ dùng cho khách gồm dầu gội, sữa tắm, xà phòng, bàn chải, kem đánh răng, giấy vệ sinh, giấy ăn, nước uống đóng chai, dép đi trong phòng, lược, mũ tắm. Nhóm đồ vệ sinh gồm nước lau sàn, nước tẩy rửa, nước lau kính, giẻ lau, chổi, cây lau nhà, xô, găng tay, máy hút bụi. Nhóm thiết bị dự phòng gồm bóng đèn, remote, ổ cắm, pin, dây điện, vòi sen, ổ khóa, cùng bộ dụng cụ sửa chữa cơ bản như tua vít, kìm, băng dính. Chia bốn nhóm này rồi mới xếp kệ thì kho mới gọn và tìm đồ mới nhanh.
Trước khi xếp kệ, anh chị phải biết mình có những gì. Em chia làm bốn nhóm:
– Đồ vải: ga trải giường, vỏ gối, ruột gối, khăn tắm, khăn mặt, chăn, thảm chân. Nhóm này cồng kềnh nhất và rất kỵ ẩm.
– Đồ dùng cho khách: dầu gội, sữa tắm, xà phòng, bàn chải, kem đánh răng, giấy vệ sinh, giấy ăn, nước uống, dép, lược, mũ tắm.
– Đồ vệ sinh: nước lau sàn, nước tẩy rửa, nước lau kính, giẻ lau, chổi, cây lau nhà, xô, găng tay, máy hút bụi.
– Thiết bị dự phòng: bóng đèn, remote, ổ cắm, pin, dây điện, vòi sen, ổ khóa và bộ dụng cụ sửa chữa cơ bản.
Nhóm thiết bị dự phòng nhiều anh chị hay bỏ qua, nhưng nó cứu nguy rất nhiều lần. Bóng đèn cháy lúc mười giờ đêm mà kho có sẵn thì thay năm phút là xong; không có thì khách ngồi trong phòng tối. Việc chuẩn bị sẵn đèn pin, pin dự phòng, ổ cắm cũng nằm trong nhóm này — em có nói ở bài homestay mất điện mất nước xử lý thế nào.
Nguyên Tắc Sắp Xếp Kho Đồ Vật Tư Homestay
Có năm nguyên tắc sắp xếp kho homestay. Một là chọn khu khô ráo thoáng khí — đồ vải rất kỵ ẩm, để chỗ ẩm là mốc, hôi, phải bỏ đi, nên tránh kho sát nhà tắm, tầng hầm hay góc bí gió. Hai là kệ phải có nhãn rõ ràng theo nhóm, ghi cả tên và số lượng chuẩn, để ai vào kho cũng biết đồ ở đâu mà không cần hỏi. Ba là đồ dùng thường xuyên để tầm tay — ga gối, khăn, dầu gội đặt ngang tầm mắt và tầm với; đồ ít dùng như chăn mùa đông, đồ dự phòng để tầng trên cùng hoặc trong cùng. Bốn là nhập trước dùng trước: hàng mới nhập xếp vào phía trong hoặc dưới, hàng cũ đẩy ra ngoài để dùng trước, tránh đồ nằm lâu trong kho bị cũ, ố, hết hạn. Năm là tách riêng đồ sạch với đồ bẩn chờ giặt — hai khu này phải cách nhau rõ ràng, tốt nhất là hai chỗ khác nhau, tránh lẫn lộn hoặc lây mùi.
Có đồ rồi thì xếp thế nào? Em rút gọn thành năm nguyên tắc:
– Khu khô ráo thoáng khí: đồ vải kỵ ẩm nhất. Tránh kho sát nhà tắm, tầng hầm, góc bí gió. Có quạt thông gió hoặc hút ẩm càng tốt.
– Kệ có nhãn rõ ràng: mỗi ngăn một nhãn ghi tên nhóm và số lượng chuẩn. Ai vào kho cũng biết lấy ở đâu, trả về đâu.
– Đồ thường xuyên để tầm tay: ga gối, khăn, dầu gội ngang tầm mắt. Chăn mùa đông, đồ dự phòng lên tầng trên cùng.
– Nhập trước dùng trước: hàng mới xếp vào trong hoặc dưới, hàng cũ đẩy ra ngoài dùng trước, tránh đồ nằm lâu bị ố, hỏng.
– Tách đồ sạch và đồ bẩn chờ giặt: hai khu riêng biệt, tốt nhất là hai chỗ khác nhau hẳn để không lẫn lộn, không lây mùi.
Nguyên tắc nhãn kệ nghe đơn giản nhưng hiệu quả nhất. Anh chị cứ tưởng tượng nhân viên dọn phòng mới vào làm ngày đầu — có nhãn thì họ tự lấy được đồ, không có nhãn thì cứ hai phút lại gọi hỏi. Nhãn kệ chính là cách bàn giao công việc mà không cần nói.
Một điểm nữa: đồ vải nên gấp theo bộ và bó lại, ví dụ một bộ ga gồm ga + hai vỏ gối buộc chung. Nhân viên chỉ cần lấy một bó là đủ cho một giường, không phải nhặt từng món.
Đặt Định Mức Tồn Tối Thiểu Cho Từng Loại
Định mức tồn tối thiểu là mức “báo động” — khi số lượng trong kho chạm mức này thì phải mua thêm ngay, chứ không đợi hết mới mua. Cách tính đơn giản: lấy nhu cầu một lượt nhân với số vòng xoay cần thiết. Ví dụ đồ vải, homestay năm phòng thì ga gối nên đủ để xoay vòng số phòng nhân vài lượt — một bộ đang trải trên giường, một bộ đang giặt, một bộ sạch chờ trong kho, vậy tối thiểu ba lần số giường, mùa cao điểm nên bốn lần. Với đồ dùng cho khách, tính theo lượt khách trung bình mỗi tuần rồi để dư khoảng hai tuần. Với đồ vệ sinh và thiết bị dự phòng, để mức tối thiểu đủ dùng một tháng. Điểm quan trọng là tránh cả hai thái cực: vừa thiếu đồ lúc cần, vừa tồn quá nhiều gây đọng vốn và đồ hỏng trong kho.
Đây là phần nhiều anh chị bỏ qua nhất, mà lại quan trọng nhất. Định mức tồn tối thiểu là con số mà khi kho chạm tới, anh chị phải mua thêm ngay:
– Đồ vải: tối thiểu ba lần số giường — một bộ trên giường, một bộ đang giặt, một bộ sạch trong kho. Mùa cao điểm nên bốn lần cho chắc.
– Đồ dùng cho khách: tính theo lượt khách trung bình mỗi tuần, để dư khoảng hai tuần là vừa.
– Đồ vệ sinh: để mức tối thiểu đủ dùng một tháng, vì mua dễ và không chiếm nhiều chỗ.
– Thiết bị dự phòng: mỗi loại vài cái là đủ — bóng đèn, pin, ổ cắm; không cần nhiều nhưng phải luôn có.
Cách làm thực tế nhất là ghi luôn con số định mức lên nhãn kệ. Ví dụ nhãn “GA GIƯỜNG ĐÔI — tối thiểu 15 bộ”. Ai đi qua thấy còn dưới 15 thì báo ngay. Không cần phần mềm, không cần bảng tính, chỉ cần cái nhãn.
Nhưng cũng đừng đi thái cực ngược lại. Nhiều anh chị thấy khuyến mãi là ôm cả trăm bộ ga về, chất kín kho. Tiền đọng ở đó, đồ nằm lâu bị ố vàng, mốc, đến lúc dùng thì hỏng mất một nửa. Định mức là để đủ dùng, không phải để tích trữ.
Kiểm Kê Định Kỳ Và Chống Thất Thoát
Kho không kiểm kê thì thất thoát âm thầm mà chủ không biết, đến lúc phát hiện thì đã mất kha khá. Có bốn việc cần làm. Một là đếm định kỳ — đồ vải và đồ dùng cho khách đếm theo tuần, đồ vệ sinh và thiết bị dự phòng đếm theo tháng; đếm xong so với sổ, lệch thì tìm nguyên nhân ngay. Hai là ghi sổ nhập – xuất: mua vào ghi vào, lấy ra ghi ra, mỗi lần ghi rõ ngày, số lượng, ai lấy. Sổ giấy cũng được, miễn là ghi đều. Ba là giao một người chịu trách nhiệm kho — có chủ thì có người lo, kho ai cũng vào tự do là kho không ai giữ. Bốn là giao nhận rõ ràng với nhân viên dọn phòng: phát đồ theo số phòng, cuối ca đối chiếu, đồ vải bẩn thu về đếm lại. Làm đủ bốn việc này thì hao hụt lộ ra ngay tuần đầu tiên.
Thất thoát trong kho homestay ít khi là chuyện lớn một lần, mà là mất dần đều. Mỗi tuần vài cái khăn, vài chai dầu gội, cuối năm cộng lại là con số đáng kể. Bốn việc cần làm:
– Đếm định kỳ: đồ vải và đồ dùng cho khách đếm hằng tuần; đồ vệ sinh, thiết bị dự phòng đếm hằng tháng. Đếm xong so với sổ.
– Ghi sổ nhập – xuất: mua vào ghi vào, lấy ra ghi ra. Ghi rõ ngày, số lượng, ai lấy. Sổ giấy cũng được, miễn là ghi đều.
– Một người chịu trách nhiệm kho: có người giữ chìa khóa, có người chịu trách nhiệm. Kho ai cũng vào tự do là kho không ai giữ.
– Giao nhận rõ với nhân viên dọn phòng: phát đồ theo số phòng, cuối ca đối chiếu, đồ vải bẩn thu về đếm lại.
Anh chị lưu ý: kiểm kê không phải để bắt lỗi nhân viên. Em nói thẳng chuyện này với đội ngũ ngay từ đầu — đếm là để biết đồ còn bao nhiêu, biết khi nào mua thêm, và để nếu có mất thì mọi người cùng tìm nguyên nhân, không ai bị nghi oan. Nói rõ như vậy thì nhân viên hợp tác chứ không thấy khó chịu.
Còn chuyện đồ bị khách làm hỏng hoặc mang đi thì lại là chuyện khác — nó nằm ở khâu kiểm phòng khi khách trả, không phải khâu kho. Em có bài riêng về xử lý khi khách làm hỏng, mất đồ ở homestay, anh chị đọc thêm. Nhưng có kiểm kê kho đều thì mới biết đồ mất là do khách hay do khâu nào khác.
Mẹo Cho Homestay Nhỏ — Không Cần Kho Lớn
Homestay nhỏ ba đến năm phòng không cần một cái kho riêng biệt. Một tủ nhiều ngăn hoặc một kệ sắt đặt ở góc hành lang, gầm cầu thang, phòng thừa là đủ — miễn là nơi đó khô ráo, thoáng và có thể khóa được. Điều quan trọng không phải diện tích mà là quy tắc: mỗi ngăn một nhãn, mỗi nhãn một định mức, đồ lấy ra phải ghi, đồ về phải trả đúng chỗ, và ai cũng làm theo. Nhiều homestay có kho rộng nhưng lộn xộn còn chậm hơn homestay chỉ có một cái tủ nhưng dán nhãn kỹ. Với homestay nhỏ, thậm chí chủ tự quản kho luôn cũng được, chỉ cần đếm mỗi tuần một lần vào cùng một ngày cố định là đủ kiểm soát.
Nhiều anh chị mở homestay ba, bốn phòng hay nói với em: “Nhà em bé, làm gì có chỗ làm kho.” Không sao cả:
Một cái tủ nhiều ngăn hoặc một kệ sắt ở góc hành lang, gầm cầu thang, hay một phòng thừa là đủ. Yêu cầu chỉ có ba: khô ráo, thoáng, khóa được.
Cái quyết định không phải diện tích kho mà là quy tắc. Em thấy nhiều homestay có kho rộng thênh thang nhưng đồ chất lung tung, tìm còn lâu hơn homestay chỉ có một cái tủ nhưng dán nhãn kỹ. Mỗi ngăn một nhãn, mỗi nhãn một định mức, lấy ra thì ghi, trả về đúng chỗ. Ai cũng làm theo là kho vận hành trơn.
Homestay nhỏ thì chủ tự quản kho luôn cũng được. Chọn một ngày cố định trong tuần, ví dụ sáng thứ Hai, xuống đếm một lượt, ghi vào sổ, thấy cái nào dưới định mức thì đặt mua. Mười lăm phút mỗi tuần, vậy thôi.
4 Sai Lầm Khi Quản Kho Đồ Vật Tư Homestay
Bốn sai lầm hay gặp nhất: (1) để đồ vải ở nơi ẩm thấp như gần nhà tắm, tầng hầm, góc bí gió → ga khăn bị mốc, hôi, phải bỏ đi cả lô, khách phàn nàn mùi; (2) không đặt định mức tồn tối thiểu → hết đồ đúng lúc đông khách, phải chạy mua gấp giá cao hoặc để khách chờ; (3) không kiểm kê định kỳ → đồ thất thoát dần mà chủ không hay, đến khi phát hiện đã mất nhiều; (4) mua tích trữ quá nhiều vì thấy rẻ → đọng vốn, kho chật, đồ nằm lâu bị ố vàng, hỏng, dùng không kịp. Quản kho homestay tốt cần khu khô ráo, có định mức, kiểm kê đều và mua vừa đủ.
1. Để Đồ Vải Nơi Ẩm Thấp
Đây là sai lầm tốn tiền nhất. Nhiều anh chị tận dụng góc dưới gầm cầu thang sát nhà tắm hoặc tầng hầm làm kho, tưởng tiết kiệm chỗ. Vài tháng sau ga khăn bị mốc, ố vàng, có mùi ẩm không giặt hết được, phải bỏ cả lô. Tệ hơn là không phát hiện kịp, trải lên giường cho khách rồi khách phàn nàn mùi hôi và để review xấu. Đồ vải phải để nơi khô ráo, thoáng khí, có quạt thông gió hoặc máy hút ẩm nếu vùng đó ẩm nhiều.
2. Không Có Định Mức Tồn Tối Thiểu
Cứ dùng đến khi nào hết thì mua, không có mức báo động. Kết quả là hết ga sạch đúng ngày lễ, phòng kín, khách chờ check-in mà nhân viên phải giặt gấp rồi sấy. Hoặc chạy ra siêu thị mua gấp với giá cao gấp rưỡi. Mỗi loại đồ nên có một con số tối thiểu ghi ngay trên nhãn kệ, chạm tới là mua thêm ngay, không đợi hết.
3. Không Kiểm Kê Nên Thất Thoát Mà Không Biết
Kho không đếm bao giờ, không sổ sách, ai cần gì tự vào lấy. Đồ mất dần đều — tuần vài cái khăn, tháng vài chai dầu gội — mà không ai hay. Đến lúc thấy chi phí vật tư tăng bất thường thì đã mất kha khá và không truy được nguyên nhân. Chỉ cần đếm hằng tuần, ghi sổ nhập – xuất và giao một người chịu trách nhiệm là hao hụt lộ ra ngay.
4. Mua Tích Trữ Quá Nhiều Gây Đọng Vốn
Thấy khuyến mãi là ôm về cả trăm bộ ga, cả thùng dầu gội. Tiền nằm chết trong kho, kho chật cứng, đồ để lâu bị ố, mốc, hết hạn, đến lúc dùng thì hỏng mất một phần. Mua rẻ mà bỏ đi một nửa thì hóa ra đắt. Cứ theo định mức mà mua, dư một chút để an toàn, không cần ôm nhiều.
Bonus: Máy Tính Tiền Cho Homestay Có Bán Hàng
Nhiều homestay không chỉ cho thuê phòng mà còn bán thêm: mini-bar trong phòng, đồ uống, cà phê, đồ ăn nhẹ, đồ lưu niệm ở quầy lễ tân. Phần hàng bán này quản tồn kho bằng tay rất dễ sai — bán ra không ghi, cuối tháng đếm thấy thiếu mà không biết thiếu ở đâu. Một bộ máy tính tiền + máy in bill cho quầy giúp: quản lý danh mục mặt hàng bán với giá rõ ràng; mỗi lần bán là trừ tồn tự động, biết còn bao nhiêu; theo dõi món nào bán chạy để nhập thêm, món nào ế để dừng; in bill cho khách nên không cãi nhau về tiền; và chốt doanh thu theo ngày, theo ca, chống thất thoát. Nói rõ phạm vi: Azpos chỉ lo máy tính tiền + máy in bill cho quầy bán hàng. Còn kệ kho, tủ đựng đồ vải, hay phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp cho toàn bộ vật tư homestay thì là của đơn vị khác — Azpos không cung cấp.
Phần trên em nói về kho vật tư — ga gối, dầu gội, đồ vệ sinh. Đó là đồ dùng nội bộ, quản bằng nhãn kệ và sổ tay là đủ.
Nhưng nếu homestay của anh chị còn bán hàng — mini-bar, đồ uống, cà phê, đồ lưu niệm — thì phần đó khác hẳn. Hàng bán có giá, có doanh thu, có tiền qua tay, ghi tay là dễ sai và dễ thất thoát:
Máy tính tiền cho quầy bán hàng: một chiếc máy tính tiền cảm ứng giúp quản danh mục mặt hàng, mỗi lần bán trừ tồn tự động, biết còn bao nhiêu và món nào bán chạy.
Máy in bill: 2-4 triệu — in hóa đơn rõ ràng cho khách, khỏi cãi nhau về tiền, tiện đối chiếu cuối ca.
Chốt doanh thu theo ngày, theo ca: biết bán được bao nhiêu, thu bao nhiêu, lệch chỗ nào — đây chính là chống thất thoát cho phần hàng bán.
Nói rõ phạm vi để anh chị khỏi hiểu nhầm: Azpos chỉ lo máy tính tiền + máy in bill cho quầy bán hàng của homestay. Kệ kho, tủ đựng đồ vải, phần mềm quản lý kho vật tư chuyên nghiệp là của đơn vị khác — em không cung cấp.
3 Điều Cần Nhớ Về Kho Đồ Vật Tư Homestay
Anh chị muốn kho homestay gọn gàng và không thất thoát nên nhớ ba điều cốt lõi.
Một là — phân loại và sắp xếp có nguyên tắc. Bốn nhóm rõ ràng, khu khô ráo thoáng vì đồ vải kỵ ẩm, kệ có nhãn, đồ thường dùng để tầm tay, nhập trước dùng trước, tách đồ sạch với đồ bẩn.
Hai là — có định mức tồn và kiểm kê đều. Mỗi loại một mức báo động ghi ngay trên nhãn, chạm tới là mua thêm. Đếm hằng tuần, ghi sổ nhập – xuất, một người chịu trách nhiệm kho. Đừng tích trữ quá nhiều gây đọng vốn.
Ba là — tách riêng phần hàng bán. Nếu homestay có mini-bar, đồ uống, đồ lưu niệm thì phần đó cần công cụ riêng. Một chiếc Máy tính tiền cùng máy in bill giúp quản mặt hàng, theo dõi bán ra và chốt doanh thu — phần này Azpos hỗ trợ tốt.
Kho gọn còn giúp anh chị tự tin hơn khi đón khách khó tính, nhất là khách quốc tế vốn để ý kỹ chuyện ga khăn sạch thơm — em có nói ở bài cách đón khách nước ngoài cho homestay.
Nếu anh chị cần tư vấn máy tính tiền + máy in bill cho quầy bán hàng của homestay, gọi em qua hotline. Em không cung cấp kệ kho hay phần mềm quản lý kho vật tư (cần đơn vị chuyên) — nhưng phần thiết bị tính tiền + in bill thì em sẵn sàng hỗ trợ.
Hotline: 1900.98.98.20 (8h–22h)
Đại lý chính hãng — Lắp đặt toàn quốc — Bảo hành 12 tháng — Hotline 1900.98.98.20
Bài viết liên quan
Câu hỏi thường gặp
Nên chia thành bốn nhóm rõ ràng, mỗi nhóm một khu riêng trên kệ. Nhóm đồ vải gồm ga trải giường, vỏ gối, ruột gối, khăn tắm, khăn mặt, chăn, thảm chân. Nhóm đồ dùng cho khách gồm dầu gội, sữa tắm, bàn chải, kem đánh răng, giấy vệ sinh, giấy ăn, nước uống, dép, lược. Nhóm đồ vệ sinh gồm nước lau sàn, nước tẩy rửa, giẻ lau, chổi, cây lau nhà, xô, găng tay, máy hút bụi. Nhóm thiết bị dự phòng gồm bóng đèn, remote, ổ cắm, pin, dây điện và bộ dụng cụ sửa chữa cơ bản. Chia bốn nhóm rồi dán nhãn từng ngăn thì tìm đồ mới nhanh.
Nguyên tắc chung là tối thiểu ba lần số giường — một bộ đang trải trên giường, một bộ đang giặt, một bộ sạch chờ trong kho. Mùa cao điểm nên nâng lên bốn lần để không bị hụt khi phòng kín liên tục. Anh chị nên ghi luôn con số tối thiểu này lên nhãn kệ, ví dụ "GA GIƯỜNG ĐÔI — tối thiểu 24 bộ", chạm tới mức đó là đặt mua ngay chứ không đợi hết. Tránh mua tích trữ quá nhiều vì tiền đọng trong kho và đồ để lâu dễ bị ố vàng, mốc.
Đồ vải rất kỵ ẩm nên khâu quan trọng nhất là chọn vị trí kho khô ráo, thoáng khí. Tránh đặt kho sát nhà tắm, ở tầng hầm hay góc bí gió. Nếu vùng nhiều ẩm như miền Trung, miền Bắc mùa nồm thì nên gắn quạt thông gió hoặc máy hút ẩm. Ngoài ra phải tách hẳn khu đồ sạch với khu đồ bẩn chờ giặt, tốt nhất là hai chỗ khác nhau để không lây mùi. Áp dụng nguyên tắc nhập trước dùng trước, đẩy hàng cũ ra ngoài dùng trước, tránh đồ nằm lâu trong kho bị ố.
Đồ vải và đồ dùng cho khách nên đếm hằng tuần vào một ngày cố định; đồ vệ sinh và thiết bị dự phòng đếm hằng tháng. Cách làm: ghi sổ nhập - xuất đầy đủ (mua vào ghi vào, lấy ra ghi ra, rõ ngày, số lượng, ai lấy), đếm thực tế rồi so với sổ, lệch thì tìm nguyên nhân ngay. Nên giao một người chịu trách nhiệm kho và giao nhận rõ ràng với nhân viên dọn phòng — phát đồ theo số phòng, cuối ca đối chiếu, đồ bẩn thu về đếm lại. Homestay nhỏ chỉ cần chủ đếm mười lăm phút mỗi tuần là đủ.
Nên có. Phần vật tư nội bộ như ga gối, dầu gội thì quản bằng nhãn kệ và sổ tay là đủ, nhưng phần hàng bán như mini-bar, đồ uống, cà phê, đồ lưu niệm thì có giá, có doanh thu, có tiền qua tay nên ghi tay rất dễ sai và dễ thất thoát. Một bộ máy tính tiền + máy in bill cho quầy giúp quản danh mục mặt hàng, mỗi lần bán trừ tồn tự động, theo dõi món nào bán chạy, in bill cho khách và chốt doanh thu theo ngày theo ca. Đầu tư chỉ vài triệu cho cả bộ. Còn kệ kho, phần mềm quản lý kho vật tư chuyên là của đơn vị khác.
