Tin Tức
Trọn bộ máy tính tiền tạp hóa: Vì sao bắt buộc phải có máy quét mã vạch
Cập nhật: giá và cấu hình trong bài là mức tham khảo, có thể thay đổi theo thời điểm
Anh chị mở tiệm tạp hóa, đi hỏi máy tính tiền thì nơi nào cũng nói phải có máy quét mã vạch. Nghe qua thì hơi giống người ta muốn bán thêm món, vì trước giờ tiệm vẫn tính tiền bằng máy tính bấm tay có sao đâu.
Em hiểu chỗ băn khoăn đó. Nhưng tạp hóa là mô hình duy nhất trong mấy mô hình bên em phục vụ mà máy quét không phải món thêm vào cho đủ bộ. Nó là món mà thiếu nó thì cái máy tính tiền mất gần hết giá trị.
Bài này em nói rõ vì sao,Trọn bộ máy tính tiền tạp hóa: Vì sao bắt buộc phải có máy quét mã vạch bằng chuyện xảy ra ở quầy chứ không bằng tính năng. Rồi em liệt kê bộ cho tạp hóa gồm mấy món, hàng không có mã vạch thì xử lý sao, và ba mức ngân sách theo quy mô tiệm. Đọc chừng mười phút là anh chị tự quyết được.
Trọn bộ máy tính tiền tạp hóa gồm sáu món: máy tính tiền, máy quét mã vạch, máy in bill, ngăn kéo đựng tiền, giấy in và phần mềm có quản lý tồn kho, tầm khoảng 9 đến 14 triệu. Máy quét mã vạch là món không cắt được vì tạp hóa có hàng nghìn mã hàng, gõ tay thì vừa chậm vừa dễ sai giá và không quản được kho.
Tạp Hóa Khác Quán Ăn Quán Cafe Ở Chỗ Nào
Khác biệt lớn nhất của tạp hóa là số mã hàng. Một quán cafe có ba mươi tới sáu mươi món, còn một tiệm tạp hóa xóm thường có từ năm trăm tới hơn ba nghìn mặt hàng. Con số này làm mọi thứ đổi khác: cách nhập giá, cách tính tiền, cách biết còn hàng hay hết hàng.
Em nói chuyện này trước vì nó giải thích gần hết phần còn lại của bài.
Quán cafe có ba mươi món. Thu ngân bấm vài tuần là thuộc lòng, món nào nằm ở đâu trên màn hình cũng nhớ. Giá thì cả năm mới đổi một lần.
Tiệm tạp hóa thì khác hẳn. Riêng mì gói đã có hơn hai chục loại, mỗi loại lại có gói lẻ và thùng. Dầu ăn năm sáu hãng, mỗi hãng ba dung tích. Sữa thì đếm không xuể. Chưa kể giá nhà cung cấp đổi liên tục, tháng này lên tháng sau xuống.
Thêm một điểm nữa: khách tạp hóa thường mua nhiều món một lượt. Người ta không mua một chai nước rồi đi, mà mua một giỏ mười lăm hai chục thứ. Nhân với số khách buổi chiều là ra con số thao tác mà thu ngân phải làm.
Chính ba chuyện trên — nhiều mã hàng, giá hay đổi, khách mua nhiều món một lượt — làm cho tạp hóa không thể vận hành bằng cách gõ tay như quán ăn.
Vì Sao Máy Quét Mã Vạch Là Món Không Cắt Được
Máy quét mã vạch giải quyết bốn chuyện cùng lúc ở tiệm tạp hóa: tính tiền nhanh hơn nhiều lần so với gõ tay, không đọc nhầm giá, tự trừ tồn kho theo từng mã hàng, và cho phép người không thuộc giá vẫn đứng bán được. Không có máy quét thì cả bốn chuyện này phải làm tay.
Em kể bằng chuyện xảy ra ở quầy, anh chị đối chiếu với tiệm mình.
Chuyện tốc độ
Khách bỏ lên quầy mười tám món. Nếu gõ tay, thu ngân phải tìm từng món trong danh sách hơn nghìn mã hàng — gõ tên, chờ máy lọc, chọn đúng loại, nhập số lượng. Nhanh lắm cũng mất năm tới bảy giây mỗi món.
Với máy quét thì mỗi món chưa tới một giây. Đưa mã vạch qua, máy kêu một tiếng, xong. Mười tám món chừng nửa phút là tính xong cả giỏ.
Buổi chiều tiệm đông, khách đứng xếp hàng. Chênh lệch giữa hai cách cộng dồn lại thành chuyện lớn, vì khách tạp hóa mà thấy hàng dài là bỏ sang tiệm kế bên, không chờ như ở quán ăn.
Chuyện giá
Đây mới là chỗ nguy hiểm mà ít ai nghĩ tới. Gõ tay thì phải chọn đúng dòng trong danh sách. Mà trong danh sách có sữa tươi 180ml và sữa tươi 220ml nằm sát nhau, có mì gói vị bò và vị gà chỉ khác một chữ.
Chọn nhầm một dòng là tính sai giá. Sai ít thì mất vài nghìn, sai nhiều thì khách quay lại phàn nàn. Mà cái mất lớn nhất không phải tiền, là niềm tin của khách trong xóm.
Máy quét thì đọc thẳng mã vạch in trên bao bì, không có chỗ để nhầm. Sữa 180ml có mã riêng, 220ml có mã riêng, quét là ra đúng cái đó.
Chuyện tồn kho
Mỗi lần quét bán một món, phần mềm tự trừ đi một đơn vị trong kho. Cuối tuần anh chị mở máy ra là biết mặt hàng nào sắp hết để đặt thêm, mặt hàng nào nằm cả tháng không ai mua.
Chuyện này với tạp hóa đáng giá hơn nhiều người tưởng. Vốn của tiệm nằm hết trên kệ, mà hàng nằm lâu không bán được thì vốn kẹt ở đó. Biết được món nào chạy món nào không là biết nên nhập gì cho kỳ sau.
Không có máy quét thì muốn biết tồn kho phải đếm tay từng kệ, mà tiệm nghìn mã hàng thì gần như không ai làm nổi đều đặn.
Chuyện người đứng bán
Tiệm tạp hóa thường là chuyện gia đình. Chủ tiệm thuộc giá từng món, nhưng lúc chủ đi vắng thì ai đứng bán?
Có máy quét thì con cháu, người nhà, hay người làm thuê mới vào cũng bán được ngay, vì máy tự biết giá. Không có máy quét thì người đứng quầy phải thuộc giá, mà thuộc giá của hơn nghìn mặt hàng thì chỉ chủ tiệm làm được.
Nói cách khác, máy quét là thứ giúp tiệm chạy được khi vắng chủ. Với anh chị nào muốn thỉnh thoảng nghỉ một buổi thì đây là lý do đủ để sắm.
Chọn máy quét loại nào cho tạp hóa
Tạp hóa nên chọn máy quét có chân đế đặt cố định trên quầy vì khách hay mua nhiều món một lượt, hai tay thu ngân vẫn rảnh để bỏ hàng vào bịch. Loại quét được cả mã vạch một chiều lẫn mã QR sẽ dùng được lâu hơn, vì ngày càng nhiều hàng in mã QR thay cho mã vạch truyền thống.
Máy quét có vài loại, em nói ngắn gọn để anh chị biết mình cần gì.
Loại một tia và loại đọc được mã QR. Loại một tia rẻ hơn, đọc được mã vạch kẻ sọc quen thuộc trên bao bì. Loại đọc được cả mã QR thì nhỉnh hơn một chút nhưng đọc được thêm mã vuông, đọc được mã trên màn hình điện thoại, và đọc được cả khi mã bị nhăn hoặc mờ. Với tiệm mở mới, em khuyên lấy loại sau cho đỡ phải đổi.
Có chân đế hay cầm tay. Chân đế là loại nên dùng ở tạp hóa. Máy nằm đứng trên quầy, chùm tia luôn bật, thu ngân chỉ lướt món qua là xong. Loại cầm tay hợp hơn với kho hàng hoặc lúc kiểm kê trên kệ.
Có dây hay không dây. Đa số tiệm dùng loại có dây, ổn định và không phải sạc. Loại không dây tiện khi hàng cồng kềnh, ví dụ thùng nước ngọt, bao gạo — cầm máy quét ra chỗ hàng thay vì bê hàng lên quầy. Tiệm có bán hàng cồng kềnh thì nên tính tới.
Còn một chi tiết nhỏ mà hay bị bỏ qua: chỗ đặt máy quét trên quầy. Nên đặt sao cho thu ngân lướt hàng từ bên này sang bên kia là hàng đi luôn về phía bịch, không phải nhấc lên đặt xuống hai lần. Sắp xếp đúng chỗ này thì mỗi món nhanh thêm được một hai giây.
Sáu Món Trong Bộ Cho Tạp Hóa
Bộ máy tính tiền tạp hóa có sáu món: máy tính tiền chạy Windows, máy quét mã vạch, máy in bill khổ 80mm, ngăn kéo đựng tiền, giấy in bill và phần mềm có quản lý tồn kho. So với bộ cho quán cafe thì tạp hóa thêm máy quét và bắt buộc phần mềm phải quản được kho theo từng mã hàng.
Em nói từng món kèm chỗ riêng khi đặt vào tiệm tạp hóa.
Máy tính tiền
Tạp hóa gần như bắt buộc chọn máy chạy Windows. Lý do là máy quét mã vạch, cân điện tử và các thiết bị khác cắm vào Windows thì nhận hết, kể cả thiết bị đời cũ. Bên Android thì kén hơn, có loại cắm vào không nhận.
Lý do thứ hai là phần mềm quản lý kho. Loại phần mềm làm được tồn kho theo từng mã hàng hầu hết chỉ có bản Windows đầy đủ. Anh chị muốn tìm hiểu kỹ hơn chỗ này thì xem bài máy tính tiền Windows hay Android, em phân tích riêng từng bên.
Về cấu hình, tiệm dưới một nghìn mã hàng thì máy Windows cửa vào là vừa. Trên số đó, nhất là tiệm có nhiều giao dịch mỗi ngày, nên lên nhóm Core i3 hoặc i5 để giờ chiều đông khách máy không khựng. Anh chị xem nhóm máy pos bán hàng bên em để đối chiếu cấu hình với quy mô tiệm mình.
Máy quét mã vạch
Món vừa nói ở trên. Tầm giá thường khoảng 1,2 đến 2 triệu cho loại có chân đế dùng ở quầy cố định.
Máy quét có chân đế thì đặt đứng trên quầy, khách để hàng lên, thu ngân chỉ cần lướt món qua chùm tia là xong, hai tay vẫn rảnh để bỏ hàng vào bịch. Loại cầm tay thì phải nhấc lên bấm từng lần, chậm hơn khi khách mua nhiều món.
Máy in bill
Tạp hóa nên dùng khổ 80mm vì một hóa đơn hay có mười mấy dòng. Khổ 58mm hẹp, tên hàng dài bị cắt, mà hóa đơn dài quá thì tốn giấy hơn.
Máy in bill ở tạp hóa còn làm một việc quan trọng: khách cầm bill về đối chiếu. Đây là cách giữ lòng tin của khách trong xóm, nhất là những nhà mua nhiều mỗi tuần. Tầm giá loại in nhiệt khổ 80mm thường khoảng 1,2 đến 1,8 triệu.
Ngăn kéo đựng tiền
Tạp hóa thu tiền mặt nhiều hơn các mô hình khác, nên ngăn kéo được dùng liên tục cả ngày. Nó nối vào máy in bill, in xong là bật ra.
Giá trị thật của nó nằm ở chỗ mỗi lần mở ngăn đều được ghi lại. Cuối ngày đếm tiền lệch thì mở lịch sử ra xem giờ nào có người mở ngăn mà không có đơn nào đi kèm. Tiệm có người làm thuê thì cái này đáng giá hơn số tiền mua nó. Tầm giá khoảng 0,8 đến 1,2 triệu.
Giấy in bill
Món tiêu hao, mua đi mua lại. Tiệm tạp hóa cỡ vừa dùng khoảng một tới hai cuộn mỗi ngày do hóa đơn dài hơn quán cafe.
Chỗ cần lưu ý là chất lượng giấy ảnh hưởng tới tuổi thọ đầu in. Giấy quá mỏng làm đầu in mòn nhanh, tới lúc bill in ra mờ từng đoạn thì thay đầu in phiền hơn phần chênh lệch lúc mua giấy.
Phần mềm có quản lý tồn kho
Đây là chỗ khác biệt lớn nhất so với bộ cho quán ăn quán cafe. Phần mềm cho tạp hóa bắt buộc phải làm được ba việc: nhập hàng theo mã và cập nhật tồn, trừ tồn tự động mỗi lần bán, và báo cho anh chị biết mặt hàng nào sắp hết.
Thêm một việc nữa nên có là quản lý giá nhập và giá bán riêng từng mã, để cuối tháng biết lãi thật bao nhiêu chứ không chỉ biết doanh thu. [CẦN ĐIỀN: tầm giá phần mềm bán hàng có quản lý tồn kho]
Cộng cả sáu món, một bộ đủ dùng cho tiệm tạp hóa cỡ vừa thường nằm khoảng 9 đến 14 triệu. Anh chị xem nhóm máy tính tiền tạp hóa để chọn máy rồi cộng dần các món còn lại cho ra ngân sách thật của tiệm mình.
Hàng Không Có Mã Vạch Thì Làm Sao
Tiệm tạp hóa nào cũng có hàng không sẵn mã vạch: gạo, đường, hàng cân ký, hàng chia lẻ từ thùng. Cách xử lý là dùng máy in tem để tự in mã vạch dán lên, hoặc tạo mã nội bộ trong phần mềm rồi in tem theo mã đó. Nhờ vậy toàn bộ hàng trong tiệm đều quét được như nhau.
Đây là câu hỏi em nhận nhiều nhất sau khi nói máy quét là món bắt buộc. Anh chị nói đúng, tiệm nào cũng có một phần hàng không có mã vạch sẵn.
Nhóm thứ nhất là hàng cân ký: gạo, đường, đậu, bột, hàng khô. Khách mua nửa ký một ký chứ không mua theo gói.
Nhóm thứ hai là hàng chia lẻ. Anh chị nhập nguyên thùng, mã vạch chỉ có trên thùng, còn từng gói bên trong thì không có. Hoặc có nhưng mã trùng nhau giữa các loại khác nhau.
Nhóm thứ ba là hàng tự làm hoặc hàng lấy từ mối nhỏ, vốn không có bao bì công nghiệp.
Cách xử lý cho cả ba nhóm đều giống nhau. Anh chị tạo một mã riêng cho từng loại trong phần mềm, rồi in tem mã vạch dán lên gói hàng hoặc lên kệ. Từ đó về sau, hàng đó quét được y như hàng công nghiệp — vẫn nhanh, vẫn đúng giá, vẫn trừ tồn kho tự động.
Riêng hàng cân ký thì có hai cách. Cách gọn là cân trước, đóng thành túi nửa ký một ký rồi dán tem sẵn, khách tới chỉ việc lấy và quét. Cách kia là dùng cân điện tử có in tem, cân xong máy in ra tem ghi luôn khối lượng và thành tiền. Cách hai tiện hơn nhưng cần thêm thiết bị. [CẦN ĐIỀN: tầm giá cân điện tử có in tem nếu bên anh có bán]
Khi anh chị đã biết tiệm mình có bao nhiêu nhóm hàng cần tự dán mã, chọn một máy in tem nhãn theo khổ tem định dùng là xong phần này. Tạp hóa thường dùng khổ 35x22mm cho gói nhỏ và 50x30mm cho hàng cân ký.
Ba Mức Ngân Sách Cho Tiệm Tạp Hóa
Tiệm tạp hóa có ba mức ngân sách thường gặp. Mức gọn khoảng 9 đến 13 triệu cho bộ sáu món với máy Windows cửa vào. Mức tiêu chuẩn khoảng 13 đến 18 triệu với máy Core i3 hoặc i5. Mức đầy đủ khoảng 17 đến 24 triệu, thêm máy in tem, cân điện tử và máy hai màn hình.
Ba con số dưới đây là tổng cả bộ, đã tính luôn phần mềm và giấy in cho lần đầu.
Mức gọn — khoảng 9 đến 13 triệu. Gồm máy tính tiền Windows cửa vào, máy quét có chân đế, máy in bill 80mm, ngăn kéo, giấy in và phần mềm có quản lý tồn. Đủ để tiệm chạy đúng cách ngay từ ngày đầu. Hợp tiệm dưới một nghìn mã hàng, khách chủ yếu trong xóm.
Mức tiêu chuẩn — khoảng 13 đến 18 triệu. Vẫn sáu món đó nhưng máy tính tiền lên Core i3 hoặc i5, RAM 8GB. Khác biệt thật nằm ở giờ chiều đông khách: máy không khựng khi vừa quét vừa mở báo cáo, và mấy năm sau dữ liệu nhiều lên vẫn chạy mượt. Đa số tiệm tạp hóa cỡ vừa dừng ở mức này.
Mức đầy đủ — khoảng 17 đến 24 triệu. Thêm máy in tem để tự dán mã cho hàng cân ký và hàng chia lẻ, thêm cân điện tử có in tem, và máy tính tiền bản hai màn hình để khách nhìn thấy giá từng món lúc quét. Hợp tiệm lớn, tiệm chuyển dần sang mô hình siêu thị mini, hoặc tiệm bán nhiều hàng cân ký.
Anh chị muốn biết từng món giá cỡ nào để tự cộng theo ý mình thì bài tám máy tính tiền được chọn nhiều nhất có tầm giá từng dòng máy, còn bài bộ máy tính tiền cho quán cafe thì hữu ích nếu tiệm anh chị có bán thêm cafe mang đi.
Những Ngày Đầu Chạy Máy Ở Tạp Hóa
Phần này quan trọng với tạp hóa hơn mọi mô hình khác, vì tiệm có hàng nghìn mã hàng cần nhập vào máy trước khi bán được.
Việc nhập danh mục hàng hóa là phần tốn thời gian nhất. Có ba cách. Cách nhanh nhất là dùng danh mục có sẵn của phần mềm — nhiều phần mềm đã có sẵn dữ liệu hàng tiêu dùng phổ biến, anh chị chỉ cần chỉnh giá bán. Cách thứ hai là quét từng món trên kệ rồi nhập giá, làm dần trong vài buổi. Cách thứ ba là gửi danh sách hàng cho bên bán máy nhập giúp trước khi giao.
Em khuyên làm theo thứ tự: bắt đầu bằng danh mục có sẵn, sau đó quét bổ sung những món chưa có. Đừng cố nhập hết một lần rồi mới mở bán, vì như vậy tiệm nghỉ mấy ngày. Cứ nhập nhóm hàng bán chạy trước, mở bán, rồi bổ sung dần những món ít bán.
Về giá, nên nhập giá bán trước, giá nhập bổ sung sau. Giá bán là cái cần ngay để tính tiền, còn giá nhập thì để cuối tháng tính lãi, chưa gấp trong tuần đầu.
Thêm một lời khuyên nữa: trong tuần đầu anh chị nên tự đứng quầy. Chỉ có người thuộc hàng mới phát hiện được món nào quét ra sai giá, món nào chưa có trong máy. Giao ngay cho người khác thì mấy lỗi đó lọt qua, tới lúc phát hiện thì đã bán sai một thời gian.
Azpos Hỗ Trợ Anh Chị Những Gì
Bên em bán máy mới, không bán máy cũ. Máy cũ hay hỏng vặt mà tiệm đang bán thì không chờ được, nên em chọn cách không bán để khỏi phiền cả hai bên.
Với tạp hóa, phần em hỗ trợ nhiều nhất là khâu nhập danh mục hàng hóa. Anh chị gửi trước danh sách hàng thì máy giao tới đã có sẵn trong máy, cắm điện là bán được. Nếu chưa có danh sách thì em hướng dẫn cách dùng danh mục có sẵn rồi bổ sung dần.
Máy giao tới đã cài sẵn phần mềm, máy quét đã cắm và thử chạy, máy in bill đã nối với ngăn kéo. Nhân viên chưa quen thì em hướng dẫn qua Zalo, quay màn hình chỉ từng bước, bao nhiêu lần cũng được.
Sau khi mua, vướng gì cứ gọi hoặc nhắn Zalo, em hỗ trợ kỹ thuật suốt quá trình sử dụng chứ không giới hạn theo thời gian bảo hành. Em nói thật là không phải lúc nào cũng có thợ tới tận nơi ngay được, nhưng qua điện thoại và Zalo thì xử lý được phần lớn trục trặc, còn lại em hẹn lịch sớm nhất có thể.
Anh chị chưa biết tiệm mình cần cấu hình nào thì cứ gọi, kể em nghe tiệm chừng bao nhiêu mặt hàng, chiều đông khách cỡ nào, có bán hàng cân ký không. Chừng đó là đủ để em khoanh lại còn hai ba lựa chọn.
Hotline / Zalo: 0932 154 780
Trọn bộ dễ dùng, lắp xong bán được ngay — Máy mới, chất lượng ổn định — Hỗ trợ kỹ thuật suốt quá trình sử dụng — Hotline/Zalo 0932 154 780
[CẦN ĐIỀN: một tiệm tạp hóa thật — tên tiệm, khu vực, số mặt hàng và bộ đã mua]
Sáu Điều Cần Nhớ Về Bộ Máy Tính Tiền Tạp Hóa
Một, bộ cho tạp hóa là sáu món chứ không phải năm như quán cafe. Món thứ sáu là máy quét mã vạch, và đó là món không cắt được.
Hai, máy quét giải quyết bốn chuyện cùng lúc: tốc độ, không sai giá, tự trừ tồn kho, và cho phép người không thuộc giá vẫn đứng bán được.
Ba, tạp hóa nên chọn máy chạy Windows. Máy quét, cân điện tử và phần mềm quản lý kho đều gắn với nền tảng này.
Bốn, hàng không có mã vạch không phải vấn đề. Tạo mã nội bộ rồi in tem dán lên là quét được y như hàng công nghiệp.
Năm, chọn máy quét có chân đế và đọc được cả mã QR. Chân đế cho tốc độ ở quầy, mã QR cho tuổi thọ về sau.
Sáu, đừng cố nhập hết danh mục rồi mới mở bán. Nhập nhóm hàng chính trước, mở bán, rồi bổ sung dần trong lúc vẫn buôn bán bình thường.
Giá trong bài là mức tham khảo, có thể thay đổi theo thời điểm và cấu hình — anh chị liên hệ để em báo giá đúng.
Bài viết liên quan
Câu hỏi thường gặp
Bộ sáu món cho tiệm tạp hóa cỡ vừa thường nằm khoảng 9 đến 14 triệu, gồm máy tính tiền, máy quét mã vạch, máy in bill, ngăn kéo, giấy in và phần mềm có quản lý tồn kho. Tiệm lớn hơn hoặc có thêm máy in tem và cân điện tử thì tổng lên khoảng 17 đến 24 triệu.
Có, kể cả tiệm nhỏ. Tiệm nhỏ nhất cũng thường có vài trăm mặt hàng, quá nhiều để thuộc giá và gõ tay. Máy quét giúp tính tiền nhanh, không sai giá, tự trừ tồn kho và quan trọng nhất là cho phép người nhà đứng bán thay khi chủ tiệm đi vắng.
Có hai cách. Cách gọn là cân sẵn thành túi nửa ký một ký, dán tem mã vạch tự in rồi để lên kệ, khách lấy và quét như hàng thường. Cách kia là dùng cân điện tử có in tem, cân xong máy in ra tem ghi khối lượng và thành tiền, thu ngân chỉ việc quét tem đó.
Đọc được hàng có in mã vạch trên bao bì, chiếm phần lớn hàng công nghiệp. Hàng không có mã vạch sẵn thì anh chị tạo mã nội bộ trong phần mềm rồi dùng máy in tem in ra dán lên. Loại máy quét đọc được cả mã QR sẽ dùng được lâu hơn vì ngày càng nhiều hàng in mã QR.
Tùy cách làm. Nếu dùng danh mục có sẵn của phần mềm thì chỉ mất vài giờ để chỉnh giá bán cho nhóm hàng chính. Nếu quét và nhập tay từng món thì một tiệm nghìn mã hàng mất chừng vài buổi. Cách hợp lý là nhập nhóm hàng bán chạy trước rồi mở bán, sau đó bổ sung dần.
