Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch

Đánh giá

Cập nhật: bài viết tổng hợp tham khảo từ thực tế vận hành các homestay tại Việt Nam

Sắp vào hè, sắp tới đợt lễ hoặc gần Tết, anh chị biết homestay sẽ đông khách nhưng chưa rõ nên chuẩn bị những gì trước để không bị cuống? Đây là câu hỏi rất đúng lúc. Mùa cao điểm là dịp kiếm tiền tốt nhất trong năm, nhưng nếu không chuẩn bị kỹ thì đông khách lại thành quá tải, dịch vụ lỗi, review tụt.

Em hiểu. Nhiều chủ homestay đợi tới sát mùa mới lo, rồi phòng hỏng lúc đông khách, thiếu người dọn, giá đặt sai, khách phàn nàn. Thật ra chỉ cần chuẩn bị trước vài tuần theo một danh sách rõ ràng là mùa cao điểm chạy êm, bội thu mà vẫn giữ chất lượng.

Bài này em hướng dẫn Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch — từ cơ sở vật chất, nhân sự, vận hành, giá, marketing đến dự phòng sự cố. Đọc khoảng 11 phút.

Chuẩn bị homestay mùa cao điểm là làm sẵn mọi thứ trước khi đông khách để phục vụ nhanh, không lỗi. Cụ thể, anh chị cần: kiểm tra và sửa chữa cơ sở vật chất trước (phòng, wifi, điều hòa, nước nóng), bổ sung ga gối, đồ dùng và vật tư tiêu hao, dọn tổng và làm mới decor; chuẩn bị nhân sự (tuyển thêm bạn trực, dọn phòng thời vụ, phân ca và đào tạo trước); chuẩn bị vận hành và giá (cập nhật giá mùa cao điểm, mở bán sớm trên các kênh, dự trữ hàng cho mini-bar, lên kế hoạch dọn phòng nhanh giữa các lượt khách); làm marketing đón đầu (đăng bài, chạy ưu đãi đặt sớm, cập nhật ảnh và lịch trống, nhắc khách cũ); và lên phương án dự phòng sự cố (overbooking, cháy phòng, hỏng hóc, dự trữ vật tư, thợ sửa chữa nhanh). Chuẩn bị càng sớm và càng kỹ, mùa cao điểm càng bội thu mà vẫn giữ được chất lượng dịch vụ.

Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch
Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch

Vì Sao Phải Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm

Mùa cao điểm (hè, các dịp lễ, Tết) là lúc lượng khách dồn về đông nhất trong năm, cũng là dịp homestay kiếm được nhiều nhất. Nhưng đông khách là con dao hai lưỡi: chuẩn bị tốt thì kín phòng, doanh thu gấp nhiều lần ngày thường; không chuẩn bị thì quá tải, thiết bị hỏng đúng lúc đông, thiếu người dọn phòng, phục vụ chậm và sai, khách bực mình để lại review xấu. Mà review xấu trong mùa cao điểm lan rất nhanh vì lượng khách lớn, ảnh hưởng cả những mùa sau. Chuẩn bị trước giúp anh chị đón được nhiều khách hơn mà vẫn giữ chất lượng, biến mùa cao điểm thành mùa bội thu thật sự chứ không phải mùa “chạy đua mệt mỏi rồi mất khách”.

Mùa cao điểm quyết định phần lớn doanh thu cả năm của homestay, nên đáng để chuẩn bị kỹ:

Đông khách, thu cao: hè, lễ, Tết khách dồn về, kín phòng liên tục, giá lại cao hơn ngày thường — làm tốt là bội thu.

Không chuẩn bị thì quá tải: thiết bị hỏng, thiếu người, phục vụ không kịp, khách chờ lâu, dịch vụ lỗi.

Review mùa cao điểm lan nhanh: khách đông thì đánh giá cũng nhiều — một đợt phục vụ tệ có thể kéo điểm homestay xuống lâu dài.

Chuẩn bị sớm không chỉ để tránh rắc rối mà còn để tận dụng tối đa cơ hội. Nếu homestay của anh chị nằm trong thành phố, cạnh tranh với khách sạn mini, thì mùa cao điểm càng cần chuẩn bị chỉn chu để nổi bật — em nói kỹ ở bài homestay trong thành phố cạnh tranh khách sạn mini.

Chuẩn Bị Cơ Sở Vật Chất Trước Mùa Cao Điểm

Cơ sở vật chất là thứ dễ hỏng đúng lúc đông khách nhất, nên phải kiểm tra và sửa trước. Anh chị nên: rà soát từng phòng và sửa những chỗ hỏng (bóng đèn, vòi nước, ổ cắm, khóa cửa, bản lề); kiểm tra kỹ các thiết bị hay dùng nhiều là điều hòa (vệ sinh, nạp gas), nước nóng (bình nóng lạnh) và wifi (nâng băng thông, thêm bộ phát nếu yếu); bổ sung ga gối, khăn, đồ dùng phòng tắm và vật tư tiêu hao đủ dùng cho cả mùa vì lúc đông rất khó mua gấp; dọn dẹp tổng thể, giặt rèm, vệ sinh nệm; và làm mới decor một chút cho phòng lên hình đẹp. Làm hết trước khi vào mùa để lúc đông khách chỉ tập trung phục vụ, không phải vừa đón khách vừa gọi thợ sửa.

Nguyên tắc là mọi thứ dễ hỏng phải được kiểm tra và xử lý trước khi khách tới đông:

Kiểm tra và sửa từng phòng: đèn, vòi nước, ổ cắm, khóa cửa, bản lề — cái gì lỏng, hỏng thì sửa ngay từ bây giờ.

Thiết bị dùng nhiều: điều hòa (vệ sinh, nạp gas), bình nóng lạnh, wifi — đây là những thứ khách phàn nàn nhiều nhất khi trục trặc.

Bổ sung vật tư đủ mùa: ga gối, khăn, dầu gội, giấy, nước rửa tay — mua sẵn số lượng lớn vì lúc đông rất khó mua gấp.

Dọn tổng và làm mới: giặt rèm, vệ sinh nệm, lau kỹ; thêm chút decor, cây xanh, đèn cho phòng lên hình đẹp.

Wifi và điều hòa là hai thứ khách để ý nhất mùa hè — hỏng một cái là dễ ăn review xấu ngay. Anh chị nên test thật kỹ trước, đừng để tới khi khách kín phòng mới phát hiện điều hòa yếu hay wifi chập chờn.

Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch
Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch

Chuẩn Bị Nhân Sự Cho Mùa Đông Khách

Mùa cao điểm cần nhiều tay hơn ngày thường, nên phải chuẩn bị nhân sự sớm chứ không đợi tới lúc đông mới tuyển. Anh chị nên: tính trước số khách dự kiến để biết cần thêm mấy người trực lễ tân, dọn phòng; tuyển thêm nhân sự thời vụ (sinh viên, người làm bán thời gian) trước cả tháng để kịp đào tạo; phân ca rõ ràng cho cả mùa để ai cũng biết lịch, tránh trống ca lúc đông; và đào tạo trước quy trình đón khách, dọn phòng, xử lý tình huống để nhân sự mới làm được ngay. Đặc biệt nên chuẩn bị sẵn quy trình chuẩn (check-in, dọn phòng, trả phòng) viết ra giấy để nhân viên thời vụ theo được mà không cần hỏi nhiều. Có đủ người và quy trình rõ thì lúc đông khách vẫn phục vụ nhanh, không rối.

Thiếu người là nguyên nhân số một khiến homestay vỡ trận mùa cao điểm, nên chuẩn bị nhân sự phải làm sớm:

Tính trước nhu cầu: ước lượng số khách mùa cao điểm để biết cần thêm bao nhiêu người trực và dọn phòng.

Tuyển thời vụ sớm: tìm sinh viên, người làm bán thời gian trước cả tháng để kịp phỏng vấn và đào tạo.

Phân ca rõ ràng: lên lịch ca cho cả mùa, tránh trống ca hay chồng ca lúc đông nhất.

Đào tạo trước: hướng dẫn quy trình đón khách, dọn phòng, xử lý phàn nàn để người mới vào việc được ngay.

Một mẹo hay là viết sẵn quy trình chuẩn ra giấy hoặc dán ở khu vực nhân viên: các bước check-in, cách dọn một phòng, cách trả phòng. Nhân sự thời vụ chỉ cần nhìn theo là làm được, anh chị đỡ phải kèm từng người lúc đang bận.

Chuẩn Bị Vận Hành Và Giá Mùa Cao Điểm

Vận hành và giá là phần quyết định homestay có tận dụng được mùa cao điểm hay không. Về giá: nên cập nhật giá mùa cao điểm sớm (giá lễ, cuối tuần, cao điểm thường cao hơn ngày thường) và đăng lên tất cả các kênh; cân nhắc giá đặt sớm để khách chốt phòng trước. Về mở bán: mở lịch bán phòng sớm trên các kênh (OTA, fanpage, web) để đón khách đặt trước, đừng để tới sát ngày mới mở. Về vận hành: dự trữ sẵn hàng cho mini-bar, quán ăn sáng, đồ uống vì lúc đông rất khó nhập gấp; lên kế hoạch dọn phòng nhanh giữa các lượt khách (chuẩn bị sẵn bộ ga gối sạch, phân công người dọn ngay khi khách trả để phòng kịp đón lượt mới). Chuẩn bị vận hành tốt giúp phòng quay vòng nhanh, không để trống phí và không để khách chờ.

Đây là phần trực tiếp ảnh hưởng doanh thu, nên chuẩn bị càng kỹ càng thu được nhiều:

Cập nhật giá cao điểm: đặt giá lễ, cuối tuần, mùa cao điểm hợp lý và đăng đồng bộ trên mọi kênh.

Mở bán sớm: mở lịch phòng trên OTA, fanpage, web từ sớm để đón khách đặt trước, có thể kèm ưu đãi đặt sớm.

Dự trữ hàng: nhập sẵn đồ cho mini-bar, ăn sáng, nước uống vì lúc đông rất khó mua gấp và dễ hết hàng.

Dọn phòng nhanh giữa lượt khách: chuẩn bị sẵn ga gối sạch, phân công dọn ngay khi khách trả để kịp đón lượt mới.

Phòng quay vòng nhanh là chìa khóa mùa cao điểm: khách trả buổi trưa mà chiều đã có khách mới, nếu dọn không kịp thì hoặc mất lượt khách, hoặc để khách mới chờ. Chuẩn bị trước bộ ga gối và người dọn giúp anh chị không bỏ lỡ đồng nào.

Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch
Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch

Marketing Đón Đầu Mùa Cao Điểm

Marketing đón đầu giúp homestay kín phòng sớm thay vì trông chờ khách vãng lai. Anh chị nên: đăng bài đều trên fanpage, các nhóm du lịch, giới thiệu homestay và mùa cao điểm sắp tới; chạy ưu đãi đặt sớm (giảm nhẹ hoặc tặng kèm cho khách đặt trước) để lấp phòng từ sớm và có dòng tiền trước; cập nhật ảnh mới, đẹp và lịch phòng trống rõ ràng trên các kênh để khách dễ chốt; và đặc biệt là nhắc khách cũ quay lại — gửi tin nhắn, ưu đãi riêng cho khách từng ở, vì họ dễ đặt lại nhất và còn giới thiệu bạn bè. Marketing sớm giúp anh chị chủ động lấp phòng, không bị động chờ khách và không phải giảm giá phút chót vì còn trống.

Chuẩn bị vật chất và nhân sự xong rồi thì phải có khách — marketing đón đầu lo phần đó:

Đăng bài đều: lên fanpage, nhóm du lịch, giới thiệu homestay và các dịp cao điểm sắp tới.

Ưu đãi đặt sớm: giảm nhẹ hoặc tặng kèm cho khách đặt trước để lấp phòng sớm và có dòng tiền trước.

Cập nhật ảnh và lịch trống: ảnh mới đẹp, lịch phòng rõ ràng giúp khách dễ chốt ngay.

Nhắc khách cũ quay lại: gửi tin nhắn, ưu đãi riêng cho khách từng ở — nhóm này dễ đặt lại và hay giới thiệu bạn bè.

Nếu homestay của anh chị gần biển, mùa hè chính là cao điểm lớn nhất, càng cần chuẩn bị marketing và dịch vụ sớm — em có bài riêng về homestay gần biển bố trí dịch vụ để anh chị tham khảo cách hút khách mùa cao điểm.

Dự Phòng Sự Cố Khi Đông Khách

Mùa cao điểm đông khách thì xác suất xảy ra sự cố cũng cao hơn, nên phải có phương án dự phòng sẵn. Những rủi ro hay gặp: thiết bị hỏng đột ngột (điều hòa, nước nóng, wifi) đúng lúc phòng kín; overbooking do bán trên nhiều kênh mà không đồng bộ lịch; hết vật tư (ga, khăn, đồ mini-bar) giữa mùa; và các sự cố khách như mất đồ, xích mích. Cách chuẩn bị: lưu sẵn số điện thoại thợ sửa điện, điện lạnh, ống nước để gọi là tới ngay; dự trữ dư vật tư tiêu hao; đồng bộ lịch phòng giữa các kênh hoặc chốt kỹ để tránh overbooking, và có phương án xử lý khi lỡ trùng phòng (chuyển phòng khác, hỗ trợ khách sang homestay quen). Chuẩn bị trước các tình huống xấu giúp anh chị bình tĩnh xử lý, không để một sự cố nhỏ thành review xấu.

Đông khách thì sự cố nào cũng thành to hơn, nên có sẵn phương án là cách giữ bình tĩnh:

Thợ sửa chữa nhanh: lưu sẵn số thợ điện, điện lạnh, ống nước để gọi là tới ngay khi điều hòa hay nước nóng hỏng.

Chống overbooking: đồng bộ lịch phòng giữa các kênh hoặc chốt kỹ để không trùng phòng; có sẵn cách xử lý nếu lỡ trùng.

Dự trữ dư vật tư: ga, khăn, đồ mini-bar để dư một chút, đề phòng khách đông hơn dự kiến.

Phương án khách: chuẩn bị cách xử lý mất đồ, phàn nàn, hoặc hỗ trợ khách sang homestay quen khi hết phòng.

Overbooking là sự cố khó chịu nhất mùa cao điểm — khách tới nơi mà không có phòng thì gần như chắc chắn ăn review xấu. Nên đồng bộ lịch giữa các kênh thật kỹ, và luôn có sẵn một hai homestay quen để nhờ khi lỡ trùng phòng.

Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch
Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch

4 Sai Lầm Khi Chuẩn Bị Homestay Mùa Cao Điểm

Bốn sai lầm hay gặp: (1) không kiểm tra, sửa chữa cơ sở vật chất trước → thiết bị hỏng đúng lúc đông khách, không kịp sửa, khách phàn nàn; (2) thiếu nhân sự vì tuyển muộn hoặc không đủ người → quá tải, phục vụ chậm và lỗi, dọn phòng không kịp; (3) không cập nhật giá hoặc mở bán sớm → bán giá thấp như ngày thường hoặc mở phòng muộn, bỏ lỡ doanh thu; (4) không dự phòng sự cố và overbooking → gặp trục trặc là cuống, xử lý kém, để review xấu. Chuẩn bị homestay mùa cao điểm thành công cần làm sớm và đủ bốn khâu: cơ sở vật chất, nhân sự, giá và mở bán, cùng phương án dự phòng.

1. Không Kiểm Tra, Sửa Chữa Trước

Đợi tới sát mùa hoặc không rà soát gì → điều hòa, nước nóng, wifi hỏng đúng lúc phòng kín, gọi thợ không kịp vì ai cũng bận mùa cao điểm. Phải kiểm tra và sửa hết mọi thứ dễ hỏng từ trước cả tháng.

2. Thiếu Nhân Sự

Tuyển muộn hoặc tính thiếu người → lúc đông khách quá tải, lễ tân không kịp check-in, phòng dọn không kịp cho lượt sau, phục vụ lỗi. Nên tuyển thời vụ sớm, phân ca và đào tạo trước khi vào mùa.

3. Không Cập Nhật Giá, Mở Bán Muộn

Vẫn để giá ngày thường trong mùa cao điểm hoặc mở lịch phòng sát ngày → vừa bán rẻ vừa lỡ nhóm khách đặt sớm, mất một khoản doanh thu đáng lẽ dễ có. Cần cập nhật giá cao điểm và mở bán sớm trên mọi kênh.

4. Không Dự Phòng Sự Cố, Overbooking

Không có số thợ sửa, không đồng bộ lịch, không dự trữ vật tư → gặp sự cố là cuống, trùng phòng thì mất khách và ăn review xấu. Phải chuẩn bị sẵn phương án cho các tình huống xấu ngay từ đầu mùa.

Câu Chuyện Chị Hằng — Chuẩn Bị Kỹ Trước Hè, Bội Thu Mà Vẫn Giữ Chất Lượng

Chị Hằng 36 tuổi, có homestay 8 phòng ở một điểm du lịch ven biển. Hai mùa hè đầu chị làm kiểu “tới đâu hay tới đó” nên vỡ trận: điều hòa hai phòng hỏng đúng đợt đông, thiếu người dọn nên khách chờ nhận phòng cả tiếng, có hôm còn trùng phòng vì bán trên nhiều kênh. Hè đó review tụt hẳn.

Sang mùa thứ ba, chị chuẩn bị bài bản trước gần hai tháng. Chị thuê thợ kiểm tra và bảo dưỡng toàn bộ điều hòa, bình nóng lạnh, nâng wifi; nhập sẵn ga gối, khăn, đồ mini-bar đủ cả mùa; và làm mới decor cho phòng lên hình đẹp hơn.

Về người, chị tuyển thêm hai bạn sinh viên làm thời vụ, phân ca rõ và viết sẵn quy trình dọn phòng, check-in ra giấy để các bạn theo. Chị cũng cập nhật giá cao điểm, mở bán sớm trên OTA và fanpage kèm ưu đãi đặt sớm, nhắn cho khách cũ mời quay lại.

Kết quả, hè năm đó homestay kín phòng gần như suốt mùa, doanh thu cao hơn hẳn hai năm trước, mà chị lại không bị cuống vì mọi thứ đã chuẩn bị sẵn. Quan trọng nhất là review vẫn tốt vì phục vụ kịp, phòng sạch, thiết bị chạy êm.

Chị Hằng chia sẻ: “Bí quyết chỉ là chuẩn bị sớm và đủ. Cái gì dễ hỏng thì sửa trước, thiếu người thì tuyển trước, giá và phòng thì mở bán trước. Đông khách mà mọi thứ sẵn sàng thì mình bội thu nhẹ nhàng, còn không chuẩn bị thì đông khách chỉ tổ mệt và mất khách.”

Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch
Cách Chuẩn Bị Homestay Trước Mùa Cao Điểm Du Lịch

Bonus: Thiết Bị Tính Tiền Cho Homestay Mùa Cao Điểm

Mùa cao điểm khách đông, mỗi ngày thu rất nhiều khoản: tiền phòng, mini-bar, ăn sáng, đồ uống, phụ phí — thu tiền nhiều và nhanh thì rất dễ nhầm, dễ thất thoát nếu ghi tay hoặc tính nhẩm. Một bộ máy tính tiền + máy in bill cho quầy lễ tân giúp: tính tiền nhanh cho khách checkout dù đang đông; gộp tiền phòng và đồ mua thêm vào một hóa đơn rõ ràng; in bill cho khách để đối chiếu; quản lý hàng bán (mini-bar, đồ ăn uống) khỏi thất thoát; và chốt doanh thu theo ngày chính xác để biết mùa cao điểm thu được bao nhiêu. Đầu tư chỉ vài triệu cho cả bộ mà đỡ nhầm lẫn, đỡ thất thoát lúc bận rộn nhất. Nói rõ phạm vi: phần sửa chữa thiết bị, vật tư, phần mềm đặt phòng là của đơn vị khác — Azpos chỉ lo máy tính tiền + máy in bill cho quầy lễ tân của homestay.

Vì mùa cao điểm thu nhiều khoản và phục vụ gấp, khâu tính tiền dễ rối và thất thoát nếu làm thủ công:

Máy tính tiền cho quầy lễ tân: một chiếc máy tính tiền cảm ứng giúp tính nhanh, gộp tiền phòng và đồ mua thêm vào một hóa đơn, quản lý hàng bán khỏi thất thoát lúc đông khách.

Máy in bill: 2-4 triệu — in hóa đơn rõ ràng cho khách checkout, tiện đối chiếu và chốt doanh thu ngày.

Nói rõ phạm vi: sửa chữa thiết bị, vật tư tiêu hao, phần mềm đặt phòng là của nhà cung cấp khác — Azpos không cung cấp. Azpos chỉ lo máy tính tiền + máy in bill cho quầy lễ tân của homestay.

3 Điều Cần Nhớ Khi Chuẩn Bị Homestay Mùa Cao Điểm

Anh chị muốn homestay chạy êm mùa cao điểm nên nhớ ba điều cốt lõi.

Một là — chuẩn bị sớm và đủ về vật chất, nhân sự. Kiểm tra sửa chữa thiết bị, bổ sung vật tư, tuyển và đào tạo người thời vụ trước khi vào mùa để đông khách vẫn phục vụ kịp.

Hai là — lo giá, mở bán và marketing sớm. Cập nhật giá cao điểm, mở lịch phòng sớm trên mọi kênh, chạy ưu đãi đặt sớm và nhắc khách cũ quay lại để lấp phòng chủ động.

Ba là — dự phòng sự cố và lo khâu thu tiền. Chuẩn bị phương án cho hỏng hóc, overbooking; với quầy lễ tân đông khách, một chiếc Máy tính tiền cùng máy in bill giúp tính nhanh, đỡ nhầm, chốt doanh thu gọn — phần này Azpos hỗ trợ tốt.

Nếu anh chị cần tư vấn máy tính tiền + máy in bill cho quầy lễ tân của homestay mùa cao điểm, gọi em qua hotline. Em không cung cấp dịch vụ sửa chữa, vật tư hay phần mềm đặt phòng (cần nhà cung cấp chuyên) — nhưng phần thiết bị tính tiền + in bill thì em sẵn sàng hỗ trợ.

Hotline: 1900.98.98.20 (8h–22h)

Đại lý chính hãng — Lắp đặt toàn quốc — Bảo hành 12 tháng — Hotline 1900.98.98.20

Bài viết liên quan

Câu hỏi thường gặp