Tin Tức
Nhận máy rồi làm gì? Checklist 15 bước setup máy tính tiền cho quán mới
Cập nhật: giá và cấu hình trong bài là mức tham khảo, có thể thay đổi theo thời điểm
Thùng máy về tới quán là lúc nhiều anh chị lúng túng nhất. Máy thì có rồi, dây thì một mớ, mà khai trương chỉ còn vài ngày. Bỏ qua một bước nhỏ lúc này thì tới hôm đông khách mới phát hiện, và lúc đó sửa rất bất tiện.
Bài này là em chia sẽ Nhận máy rồi làm gì? Checklist 15 bước setup máy tính tiền cho quán mới, chia thành bốn nhóm theo đúng thứ tự: kiểm hàng, lắp tại quầy, cài phần mềm, chạy thử. Anh chị in ra hoặc mở trên điện thoại rồi làm lần lượt, xong bước nào đánh dấu bước đó.
Setup máy tính tiền cho quán mới gồm bốn nhóm việc: kiểm hàng và đối chiếu phụ kiện trước khi mở thùng, bố trí thiết bị cùng đi dây tại quầy, cài phần mềm và nhập menu, rồi chạy thử vài đơn mẫu và chốt ca thử. Làm đủ mười lăm bước này thì ngày khai trương quầy chạy trơn.
Trước Khi Mở Thùng — Ba Bước Kiểm Tra
Ba bước trước khi mở thùng là đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đã chốt, xem thùng có móp hay ẩm không và quay video lúc mở, rồi đếm đủ phụ kiện đi kèm gồm bộ nguồn, dây nối, chìa khóa ngăn kéo và cuộn giấy mẫu. Làm ba bước này mất năm phút nhưng tránh được việc phát hiện thiếu đồ sau nhiều ngày.
Bước 1 — Đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đã chốt. Anh chị mở lại tin nhắn hoặc báo giá đã chốt, đọc từng món: máy tính tiền bản nào, máy in bill loại nào, ngăn kéo, máy quét, máy in tem. Đủ món rồi mới ký nhận.
Bước 2 — Xem vỏ thùng và quay video lúc mở. Thùng móp góc hoặc có vết ẩm thì chụp lại trước khi mở. Lúc rạch băng dính, anh chị mở điện thoại quay một lượt. Việc này mất một phút và là bằng chứng rõ ràng nếu có món nào không đúng.
Bước 3 — Đếm phụ kiện. Mỗi thiết bị có phụ kiện riêng: bộ nguồn và dây nguồn, dây USB, dây nối ngăn kéo, chìa khóa ngăn kéo thường có hai chiếc, cuộn giấy mẫu, giá đỡ máy quét. Anh chị để riêng chìa khóa ngăn kéo vào một chỗ cố định ngay từ hôm nay, vì đây là món hay thất lạc nhất.
Thiếu món nào anh chị nhắn em ngay trong ngày, em gửi bổ sung. Anh chị muốn xem lại đúng bản máy mình đã đặt thì vào trang máy tính tiền bên em đối chiếu thông số.
Lắp Đặt Tại Quầy — Năm Bước
Năm bước lắp tại quầy là chọn chỗ đặt máy thoáng và khô ráo, chuẩn bị ổ điện riêng cho khu bán hàng, bố trí máy in bill bên tay thuận cùng ngăn kéo đặt không vướng, nối ngăn kéo vào cổng RJ11 của máy in bill, và đi dây gọn bằng kẹp dọc mép quầy.
Bước 4 — Chọn chỗ đặt máy. Máy cần nơi thoáng, không kê sát tường chặn khe thoát nhiệt, không đặt ngay dưới máy lạnh có thể nhỏ nước, và lùi ra khỏi khu bếp nóng ít nhất một mét. Mặt quầy phải khô, không để ngay chỗ lau rửa.
Bước 5 — Ổ điện riêng cho khu bán hàng. Máy tính tiền, máy in bill và modem mạng nên cắm chung một ổ riêng, không dùng chung ổ với tủ mát, máy xay, máy dập nắp hay nồi điện. Những thiết bị đó lúc khởi động kéo dòng mạnh, là nguyên nhân phổ biến khiến máy tự tắt giữa giờ bán.
Bước 6 — Bố trí thiết bị trên mặt quầy. Máy in bill đặt bên tay thuận của thu ngân, trong tầm với một cánh tay, để in xong là lấy bill đưa khách luôn. Ngăn kéo M408/410 rộng 40,5cm và sâu 41cm theo trang sản phẩm, anh chị đo trước chỗ đặt dưới quầy hoặc trong hộc bàn, canh sao cho ngăn bật ra không vướng mép quầy hay chân người đứng. Quán có máy in tem nhãn thì đặt cạnh chỗ đóng gói hoặc chỗ lấy ly, trong tầm tay người dán tem.
Bước 7 — Nối ngăn kéo vào máy in bill. Ngăn kéo không cắm vào máy tính tiền mà cắm vào cổng RJ11 phía sau máy in bill, bằng sợi dây trông giống dây điện thoại. Cắm đúng chiều tới khi nghe tiếng tách nhẹ.
Bước 8 — Đi dây gọn. Dây nguồn, dây máy in, dây máy quét đi dọc mép quầy và cố định bằng kẹp nhựa, không vắt ngang lối đi. Dây bị giẫm, bị kéo hoặc gập ở một điểm là nguyên nhân hỏng vặt phổ biến nhất mà em gặp khi đi bảo hành.
Cài Đặt Phần Mềm — Bốn Bước
Bốn bước cài phần mềm là kết nối mạng cho máy, đăng nhập phần mềm rồi kiểm tra lại menu hoặc danh mục hàng đã nhập đủ chưa, đặt máy in bill làm máy in mặc định với khổ giấy đúng, và tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên. Mua máy bên em thì ba bước đầu đã làm sẵn trước khi giao.
Bước 9 — Kết nối mạng. Máy nối WiFi hoặc cắm dây LAN tùy quầy. Quán ở khu sóng yếu thì nên kéo dây mạng tới quầy thay vì dựa vào WiFi, vì quầy là chỗ không được phép chập chờn.
Bước 10 — Kiểm tra lại menu hoặc danh mục hàng. Anh chị mở phần mềm, lướt qua từng nhóm xem đủ món chưa, giá đúng chưa, món bán chạy đã nằm ở trang đầu chưa. Đây là bước anh chị nên tự làm dù bên em đã nhập sẵn, vì chỉ chủ quán mới biết món nào hay bán.
Bước 11 — Đặt máy in mặc định và chỉnh khổ giấy. Trong phần cài đặt của phần mềm, chọn đúng máy in bill làm máy in hóa đơn, chọn khổ giấy 80mm nếu dùng giấy K80. Quán có máy in bếp hay máy in tem thì gán từng nhóm món vào đúng máy in của nó.
Bước 12 — Tạo tài khoản cho từng nhân viên. Mỗi người một tài khoản riêng, không dùng chung. Cuối ca đối chiếu ai bán bao nhiêu là rõ ràng, và khi số liệu lệch thì có chỗ dò. Đây cũng là cách nhân viên yên tâm vì việc mình làm có ghi nhận.
Anh chị muốn xem lại các bản máy tính tiền in bill bên em cùng danh sách phần mềm tương thích thì vào nhóm sản phẩm để đối chiếu.
Chạy Thử Trước Khi Bán — Ba Bước
Ba bước chạy thử là bán vài đơn mẫu để kiểm tiền cộng đúng và bill in đúng, thử các tình huống hay gặp như hủy món, tách bill, in lại bill, rồi chốt một ca thử và đối chiếu tiền trong ngăn kéo với báo cáo trên máy. Làm xong ba bước này là quán sẵn sàng bán thật.
Bước 13 — Bán thử vài đơn mẫu. Anh chị gõ một đơn giống như khách gọi thật: chọn món, thêm số lượng, thanh toán. Xem ba thứ: tiền cộng có đúng không, bill in ra có đủ tên quán và tên món không, ngăn kéo có bật ra khi in bill không. Làm vài đơn với các kiểu khác nhau.
Bước 14 — Thử các tình huống hay gặp. Đây là bước nhiều quán bỏ qua rồi ngày đầu lúng túng. Anh chị thử hủy một món sau khi đã gõ, thử tách bill khi khách trả riêng, thử in lại bill khi khách xin thêm tờ nữa, thử mở ngăn kéo khi cần đổi tiền lẻ. Quán ăn thì thử thêm mở bàn, thêm món giữa chừng và gộp bàn.
Bước 15 — Chốt một ca thử. Anh chị bỏ vào ngăn kéo một số tiền lẻ đầu ca, bán vài đơn mẫu rồi chốt ca. Đếm tiền thật trong ngăn kéo và so với báo cáo trên máy. Hai số khớp nhau nghĩa là cả chuỗi từ gõ món tới thu tiền đã chạy đúng. Sau đó anh chị xóa các đơn mẫu để dữ liệu sạch trước ngày khai trương.
Những Việc Hay Bị Bỏ Sót Trong Ngày Đầu
Bốn việc hay bị bỏ sót là chưa tắt cập nhật tự động trên máy Windows, chưa để giấy in dự phòng tại quầy, chưa cất chìa khóa ngăn kéo vào chỗ cố định, và chưa tập cho nhân viên các thao tác ngoài việc gõ món. Bốn việc này đều mất vài phút nhưng ảnh hưởng ngay trong tuần đầu.
Tắt cập nhật tự động. Máy Windows để chế độ tự cập nhật thì có ngày đang đông khách máy đòi khởi động lại. Máy mua bên em em tắt sẵn trước khi giao, còn máy anh chị tự cài thì nhớ làm bước này.
Giấy in dự phòng. Cuộn giấy hết đúng giờ cao điểm là mất nhịp cả quầy. Anh chị để sẵn vài cuộn ngay dưới quầy, chỗ dễ lấy, và tập cho nhân viên thay cuộn trước khi khai trương.
Chìa khóa ngăn kéo. Hai chiếc chìa đi kèm nên cất một chiếc ở chỗ cố định trong quầy và một chiếc để riêng ở nhà. Mất cả hai là phải gọi thợ.
Tập nhân viên ngoài việc gõ món. Nhân viên mới thường chỉ được chỉ cách gõ món. Anh chị tập thêm bốn việc: hủy món, in lại bill, thay cuộn giấy, và chốt ca. Bốn việc đó chiếm phần lớn các cuộc gọi cầu cứu trong tuần đầu.
Azpos Hỗ Trợ Anh Chị Những Gì
Mua máy bên em thì phần lớn checklist trên em làm sẵn trước khi giao. Em cài phần mềm anh chị chọn, nhập sẵn menu hoặc danh mục hàng kèm giá, chia nhóm cho dễ bấm, nối máy in bill với ngăn kéo, cấu hình máy quét và máy in tem, đặt khổ giấy đúng, rồi bán thử vài đơn mẫu để chắc là tiền cộng đúng và ngăn kéo bật đúng lúc.
Máy bên em là máy mới. Dòng 610 chạy Windows có 6 cổng USB cùng cổng LAN và WiFi, bảo hành 12 tháng theo trang sản phẩm, tương thích Azpos, KiotViet, POS365, riêng bản AZP-W610 Dual ghi thêm POSApp và Sapo. Ngăn kéo M408/410 có 10 ngăn kẹp tiền, cổng RJ11/RJ12, mở tự động khi in bill hoặc mở bằng chìa khóa, bảo hành 12 tháng.
Phần anh chị cần làm là bốn việc mà chỉ chủ quán làm được: chọn chỗ đặt máy, chuẩn bị ổ điện riêng, kiểm lại menu xem món nào hay bán để em đẩy lên trang đầu, và chạy thử một ca trước ngày khai trương.
Anh chị mua thêm thiết bị sau này, như máy quét hay máy in tem, thì cắm vào bộ đang chạy là dùng được. Cách chọn máy quét cho từng ngành em viết trong bài máy quét mã vạch loại nào phù hợp, còn cách chọn cỡ màn thì có bài màn hình máy tính tiền bao nhiêu inch. Cửa hàng nhiều mã hàng và nhiều chương trình thì cách dựng danh mục em viết trong bài về cửa hàng mẹ và bé.
Nhân viên mới chưa quen thì em hướng dẫn qua Zalo, quay màn hình chỉ từng bước, xem lại lúc nào cũng được. Sau khi mua, anh chị vướng gì cứ gọi hoặc nhắn, em hỗ trợ kỹ thuật suốt quá trình sử dụng. Phần lớn việc xử lý được ngay qua điện thoại, việc nào cần tới tận nơi thì em hẹn lịch sớm nhất có thể.
Hotline / Zalo: 0932 154 780
Trọn bộ dễ dùng, lắp xong bán được ngay — Máy mới, chất lượng ổn định — Hỗ trợ kỹ thuật suốt quá trình sử dụng — Hotline/Zalo 0932 154 780
Bảy Điều Cần Nhớ Khi Setup Máy Tính Tiền
Một, trước khi mở thùng thì đối chiếu phiếu giao hàng, quay video lúc mở và đếm đủ phụ kiện.
Hai, chọn chỗ đặt máy thoáng, khô ráo, cách bếp nóng ít nhất một mét và không chặn khe thoát nhiệt.
Ba, chuẩn bị ổ điện riêng cho khu bán hàng, không cắm chung ổ với tủ mát hay máy xay.
Bốn, ngăn kéo nối vào cổng RJ11 của máy in bill chứ không nối trực tiếp vào máy tính tiền.
Năm, đi dây gọn bằng kẹp dọc mép quầy, vì dây bị giẫm hay gập là nguyên nhân hỏng vặt phổ biến nhất.
Sáu, mỗi nhân viên một tài khoản riêng để cuối ca đối chiếu rõ ràng.
Bảy, chạy thử vài đơn mẫu và chốt một ca thử trước ngày khai trương, rồi xóa đơn mẫu cho dữ liệu sạch.
Giá trong bài là mức tham khảo, có thể thay đổi theo thời điểm và cấu hình — anh chị liên hệ để em báo giá đúng.
Bài viết liên quan
Câu hỏi thường gặp
Nếu máy đã được cài sẵn phần mềm và nhập sẵn menu trước khi giao thì phần lắp tại quầy và chạy thử thường gọn trong một buổi. Việc mất thời gian nhất là nhập danh mục hàng, nên anh chị gửi danh sách món kèm giá sớm để làm trước, ngày lắp chỉ còn việc đặt máy và chạy thử.
Cắm vào máy in bill, qua cổng RJ11 phía sau máy in, bằng sợi dây trông giống dây điện thoại. Khi phần mềm ra lệnh in bill, máy in đồng thời gửi tín hiệu mở ngăn kéo. Vì vậy ngăn kéo chỉ bật khi in bill, hoặc khi mở bằng chìa khóa.
Rất nên. Anh chị bán vài đơn mẫu, thử hủy món, tách bill, in lại bill và thay cuộn giấy, rồi chốt một ca thử để đối chiếu tiền trong ngăn kéo với báo cáo. Làm xong thì ngày khai trương nhân viên không phải mò, và những lỗi nhỏ đã lộ ra từ trước.
Nên tắt. Để chế độ tự cập nhật thì có ngày đang đông khách máy đòi khởi động lại, mà đó là lúc không được phép dừng. Máy mua bên em em tắt sẵn trước khi giao. Máy anh chị tự cài thì nhớ làm bước này ngay từ đầu.
Ngoài gõ món, anh chị tập thêm bốn việc: hủy món khi khách đổi ý, in lại bill khi khách xin thêm tờ, thay cuộn giấy khi hết, và chốt ca cuối buổi. Bốn việc này chiếm phần lớn các cuộc gọi cầu cứu trong tuần đầu của quán mới.
